Teilnahme an einem Zoom-Meeting: Wissenswertes für Einsteiger
Zoom ist beliebtes Programm für Videokonferenzen. Anbieter von Online-Kursen nutzen es gerne, da alle gängigen Endgeräte damit kompatibel sind, egal ob Windows-, Mac- oder Linux-basiert.
Was es alles für eine Zoom-Teilnahme braucht
Man kann mit praktisch jedem Endgerät, das eine stabile Internetverbindung hat, daran teilnehmen: vom Smartphone bis zum Desktop-PC. Wichtig ist, dass diese über Kamera, Lautsprecher und Mikrofon verfügen oder ein entsprechend externes Gerät damit verbunden ist, wie beispielsweise ein Headset. Auch das Procedere ist simpel: Man wählt sich ein, klickt auf »Per Computer dem Audio beitreten«, kommt Zum Kurs und kann sich mit dem »Verlassen«-Button abmelden. Aber der Reihe nach:
Der einfache Zugang zum Zoom-Meeting
Hat man sich zu einem Online-Kurs angemeldet, sendet der Veranstalter rechtzeitig vor Beginn eine E-Mail. In dieser sind oft Termin und Uhrzeit vermerkt, manchmal auch die Agenda. Vor allem enthält sie den Link zur Teilnahme, mit dem man direkt auf die Zoom-Seite geleitet wird. Möchte man sich nicht direkt von der Mail aus anmelden, weil man z. B. mit einem anderen Gerät teilnimmt, dann braucht man die ebenfalls genannte Meeting-ID und in manchen Fällen den Kenncode.
Das erste Mal: Einwählen bei Zoom.
Da Online-Kurse pünktlich anfangen, empfiehlt sich eine kurze Vor-Einwahl, da man zunächst Zoom als Programm (auf PC) oder als App (mobile Geräte) installieren und Einstellungen vornehmen muss. Egal, ob man über den Link auf die Zoom-Seite oder über die Internetseite join.zoom.us kommt, gilt Folgendes:
- Am PC/Mac erscheint die Aufforderung, den Zoom-Client zu installieren. Das funktioniert, wie bei jedem anderen Download auch, indem man die Installation bestätigt und die Datenschutzbestimmungen akzeptiert. Nach Ausführen der exe.Datei kann man die Anwendung öffnen.
- Bei mobilen Geräten taucht die Frage auf, mit welchem Programm man teilnehmen möchte. Klickt man auf Zoom öffnet sich automatisch der Google Play Store bzw. App-Store und man bestätigt die Option, die App zu installieren und klickt dann auf Öffnen.
Ist das Programm bzw. die App auf dem Gerät installiert, wird beim nächsten Einwählen nicht mehr danach gefragt.
Zoom ist als Programm oder App installiert. Wie läuft die Anmeldung?
Wählt man sich über den Link in der Einladungsmail ein, öffnet sich im Browser ein Fenster der Zoom-Webseite mit der Option »Launch Meeting« oder »Join Meeting«. Kommt man direkt über die Webseite join.zoom.us muss man die Meeting-ID eintippen. Im ersten Fall kann der Name vom Moderator voreingestellt sein, andernfalls wird nach dem Namen gefragt. Wenn man die anderen Teilnehmer noch nicht kennt, gibt man Vor- und Zunamen ein, eventuell auch den Firmennamen. In einem anschließenden Fenster taucht die Frage auf: »Per Computer dem Audio beitreten«, die einfach durch Klick bestätigt wird, oder man klickt auf »Audio« und steuert damit seine externen Geräte an (s. auch: Teilnahme mit dem Telefon).
Ist eine Kamera zugeschaltet, kann man die Position im nächsten Fenster überprüfen und bestenfalls so korrigieren, dass die Kamera auf Augenhöhe ist.
Wichtig bei der Teilnahme per Smartphone: Man sollte sich bewusst sein, dass nicht nur die Anzahl der gezeigten Teilnehmer (siehe auch: erster Eindruck) aufgrund der Bildschirmgröße sehr begrenzt ist, sondern auch, dass beim Tippen auf eine Funktion der eigene Finger in der Kamera für die anderen gut sichtbar groß in Szene gesetzt wird.
Wenn das Internet schwächelt: Verbindung übers Telefon
Will man sich von einem Ort zuschalten, der über keine (günstige) Internetverbindung verfügt, ist das Festnetz mit Flatrate eine preisgünstige Alternative.
Man nehme das Telefon und wähle eine dieser Nummern in Deutschland:
- 069 7104 9922 oder
- 030 5679 5800 oder
- 069 5050 2596
Steht die Verbindung, wird man von einer netten Stimme durchs Menü geführt. Nach Aufforderung tippt man folgende Kennzahlen ein und schließt die Eingaben jeweils mit der Raute-Taste # ab:
- Meeting-ID
- Teilnehmer-ID (falls vorgegeben)
- Kenncode
Danach wird man automatisch in den Warteraum geleitet und wartet auf den Einlass durch den Moderator bzw. Kursleiter. Er macht sich entsprechend, meist mit einer Begrüßung, bemerkbar.
Da das Telefon wie ein Mikrofon funktioniert, kann man dieses mit der Tastenkombination *6 ein- und auch wieder ausschalten (s. auch nächsten Punkt: Telefon als externes Mikro).
Das Telefon als externes Mikro oder Audiogerät
Auch falls Mikrofon oder Lautsprecher fehlen, kann man das Telefon als Zusatzgerät, allerdings nur für eine dieser Optionen nutzen. Dazu loggt man sich zunächst mit PC, Laptop oder Tablet ein und klickt sich bis zum Menüpunkt, der noch vor der Teilnahme diese Wahlmöglichkeiten bietet:
- Teilnahme mit Festnetz-Telefon als Mikrofon-Ersatz
- per Telefon dem Audio beitreten
Man entscheidet für sich das, was man braucht: Mikrofon oder Audio. Ist das Festnetz-Telefon entsprechend dem oben genannten Procedere vorbereitet, ist man schnell dabei. Alle anderen Schritte zur Teilnahme konnten ja schon via Bildschirm befolgt werden.
Kamera einschalten: ja oder nein
Grundsätzlich schaltet man beim ersten Besuch die Kamera ein, damit man sich gegenseitig sehen und besser kennenlernen kann. Normalerweise lässt man sie auch an, um sich gemeinsam auszutauschen, denn das persönliche Erleben – auch wenn es am Monitor ist – wirkt freundlicher und zugewandter. Sichtbar zu sein gehört zum »guten Ton«.
Es gibt jedoch Situationen, in denen es angebracht ist, die Kamera auszuschalten:
- wenn die Teilnehmerzahl unübersichtlich ist (ca. 20 Personen), dass selbst ein großer Monitor nicht mehr ausreicht, alle anzuzeigen
- wenn es ein längerer Vortrag ist, der keine Interaktion erlaubt
- wenn der Moderator darum bittet
- um die Datenmenge der Übertragung zu reduzieren
Der Warteraum
Hat man sich eingewählt und alles eingestellt, landet man zuerst im Warteraum mit der Meldung »Bitte warten Sie, bis der Moderator Sie einlässt.« Das kann sehr schnell passieren oder es dauert, falls er zu spät oder man selbst zu früh ist. Da man die Wartezeit selbst nicht beeinflussen kann, bleibt nur Geduld.
Früher oder später wird der Zugang Zum Kurs bzw. zur Web-Konferenz vom Moderator freigeschaltet.
Dies sollte spätestens 5 bis 10 Minuten nach Konferenzbeginn der Fall sein. Wenn nicht, sollte man erst seine Internetverbindung prüfen und wenn okay, doch den Veranstalter kontaktieren. Es ist zwar selten, aber es kommt vor, dass es von dessen Seite ein Problem gibt und er für den Hinweis dankbar ist.
Vom Warteraum aus landet man direkt im Meetingraum.
Der erste Eindruck beim Zoom-Meeting
Ist man im Meetingraum angekommen und hat die Kamera zugeschaltet, erscheint das eigene Bild direkt sichtbar für alle anderen Teilnehmer, die ebenfalls abgebildet sind. Wer keine Kamera eingeschaltet hat, wird zumindest mit seinem Namen gezeigt. Man sollte auch seinen eigenen Namen überprüfen: Vielleicht hat man einen Tippfehler oder sieht, dass alle anderen nur mit Vornamen oder mit Firmennamen erscheinen. Für den Fall kann man in seinem eigenen Bild oben rechts auf das Symbol klicken, um den Eintrag zu ändern.
Möglicherweise hat der Moderator die Mikrofone der Teilnehmer zunächst auf stumm geschaltet, dann kann man diese entweder kurz aufheben und sich mit einem »Hallo« oder »Guten Morgen« melden – oder man schreibt die Begrüßung in den Chat (siehe Funktionsleiste bei Zoom).
Ansichtssache beim Zoom-Meeting
Bei der automatischen Voreinstellung wird jeder Teilnehmer auf dem Monitor gezeigt. Überschreitet die Teilnehmerzahl die Größe des Bildschirms, verschwinden die weiteren Teilnehmer auf einer nächsten Seite. Diese »Galerie-Ansicht« kann man rechts oben ändern in »Sprecher-Ansicht«. Dann bekommt man nur die Person angezeigt, die spricht (meist den Referenten) und bei einem Vortrag ihren Bildschirm teilt.
Die Funktionsleiste bei Zoom
Im Meetingraum lassen sich auf einer Leiste am unteren Bildschirmrand folgende Funktionen wählen:
Kamera: Hier hat man die Möglichkeit, die Kameraeinstellungen zu ändern und auch die Kamera zu deaktivieren – dies sollte man dann tun, wenn man kurz das Meeting verlässt.
Mikrofon: Auch hier kann man die Einstellungen ändern. Wird es nicht vom Moderator gesteuert, kann man es auch selbst aktivieren und deaktivieren. Die eigenständige Deaktivierung empfiehlt sich immer dann, wenn man selbst für längere Zeit keinen Redebeitrag hat, um eventuell störende Nebengeräusche nicht zu übertragen.
Teilnehmer: Angezeigt wird die Anzahl der zugeschalteten Teilnehmer. Klickt man auf das Symbol, werden deren Namen gezeigt.
Chat: Erscheint eine rote Zahl, hat jemand eine Nachricht gesendet. Beim Anklicken des Symbols zeigt sich der Chat-Verlauf und man kann selbst eine Meldung verfassen – entweder an alle oder man wählt einen Teilnehmer per Dropdown-Menü aus.
Bildschirm teilen: Diese Funktion kann man dann nutzen, wenn der Moderator dies von seinem Account aus zulässt. Das wird dann passieren, wenn selbst gelöste Aufgaben den anderen gezeigt werden sollen.
Aufzeichnung: Auch diese Funktion müsste vom Moderator genehmigt werden, was allerdings unüblich ist. Es gibt Kurse, die der Moderator selbst aufzeichnet und im Anschluss zur Verfügung stellt.
Reaktionen: Dahinter verbergen sich mehrere Symbole, mit denen man auf sich aufmerksam machen kann, zum Beispiel ein Handzeichen geben, damit der Moderator die Stummschaltung für eine Frage aufhebt, oder klatschende Hände als positive Rückmeldung zu einem Vortrag.
Was passiert bei einer Break-Out Session?
Darunter versteht man die Aufteilung der Teilnehmer in kleine Arbeitsgruppen. Die Zuteilung sowie das »Rüberschalten« in den separaten virtuellen Raum übernimmt der Moderator vom Meetingraum aus. Als Teilnehmer muss man dafür nicht aktiv werden, sondern man kommt automatisch mit den anderen ausgewählten Personen zusammen. War die Kamera vorher ausgeschaltet, sollte man sie unbedingt jetzt wieder einschalten, das gilt auch für den Ton. Denn schließlich soll es um den gemeinsamen Austausch und das Erarbeiten von Inhalten gehen.
Ist der vom Moderator vorgegebene Zeitrahmen erreicht, geschieht das Rückholen in den Meetingraum auch ohne Zutun der Teilnehmer. Manche Moderatoren stellen den Countdown sichtbar im Break-Out-Raum ein, so dass man sieht, wie viel Zeit noch bleibt.
Das Zoom-Meeting beenden
Ein Klick auf den roten Button mit der Aufschrift »Verlassen« beendet die Teilnahme am Meeting.
Wie sinnvoll ist es, sich bei Zoom zu registrieren?
Für den »normalen« Gebrauch, sprich das Teilnehmen bei Webinaren, ist es nicht erforderlich. Ein nettes Feature ist allerdings, dass man sich als registrierter Zoom-Nutzer einen virtuellen Hintergrund wählen kann – entweder einen vorgegebenen oder ein Foto bzw. eine Grafik vom eigenen Gerät oder man nutzt den Weichzeichner. So kann man auch von zuhause aus teilnehmen, ohne das private Umfeld zeigen zu müssen. Außerdem bietet Zoom noch viele weitere Optionen, wie zum Beispiel das Organisieren von eigenen Zoom-Meetings.
Fazit
Ein Online-Kurs mit Zoom ist ziemlich unkompliziert, ist von jedem Endgerät möglich und bedarf keiner besonderen Geräte-Voraussetzung. Sind Programm bzw. Zoom-App installiert, funktioniert das Einwählen per Link reibungslos. Man kann selbst steuern, ob man sichtbar ist und ob man sich melden möchte. Und die Chat-Funktion erlaubt eine gezielte Korrespondenz mit dem Referenten oder einem bestimmten Teilnehmer. Alle Einstellungen sind einfach zu bedienen.
Nur die Teilnahme per Smartphone ist nicht ganz optimal: zwar kann es zum bloßen Anschauen eines Webinars ausreichen, doch es lässt weder das gleichzeitige Arbeiten am kleinen Bildschirm noch die aktive Teilnahme zu.
Weiterführende Links/Quellen:
https://support.zoom.us/hc/de/articles/206175806-H%C3%A4ufig-gestellte-Fragen
https://www.heise.de/tipps-tricks/Zoom-Meetings-erstellen-und-beitreten-4689811.html
https://www.htw-berlin.de/einrichtungen/zentrale-referate/lehrenden-service-center/lehren-und-lernen-in-praesenz-digital-hybrid/tools/zoom/teilnahme-per-telefon/