Probearbeiten: Das müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber beachten

Onlinekurse-O
Redaktion
31. Juli 2023

Nach einer erfolgreichen Bewerbungsphase kann es sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber von Vorteil sein, wenn ein Probearbeiten vereinbart wird. In dieser Phase gibt es aber für beide Parteien wichtige Punkte zu beachten.

Das Wichtigste in Kürze

  • Ein Probearbeiten stellt kein Dienstverhältnis dar. Viel mehr geht es dabei darum, dass Bewerber und Unternehmen einander im Arbeitsalltag kennenlernen können.

  • Eine Bezahlung erfolgt, wenn überhaupt, nur im Sinne einer Aufwandsentschädigung. Ansonsten kann es zu einem ungewollten Dienstverhältnis kommen.

  • Unternehmen müssen weder die Versicherung noch das Finanzamt über ein Probearbeiten informieren. Im Gegenzug dürfen aber keine umfassenden Aufgaben delegiert werden.

Was ist das Probearbeiten?

Beim Probearbeiten handelt es sich noch nicht um ein Arbeitsverhältnis. Bewerber können sich hierbei also noch nicht sicher sein, dass sie die Stelle auch tatsächlich antreten werden. Viel mehr handelt es sich um eine unverbindliche Möglichkeit, das Unternehmen kennenzulernen. Auf der anderen Seite bietet sich durch einen Probearbeitstag auch die Möglichkeit für Unternehmen, sich ein erstes Bild vom potenziellen neuen Mitarbeiter zu machen. Ein Probearbeiten dauert in der Regel nicht länger als eine Woche. Angemessen und in der Praxis üblich sind aber meist nur ein bis drei Tage. Hierbei wird der potenzielle Arbeitnehmer aber noch nicht eigenständig im Unternehmen tätig. Er führt keine Handlungen aus, sondern beobachtet, stellt Fragen und erhält einen Einblick in die Arbeitsabläufe.

Abgrenzung von der Probezeit

Das Probearbeiten und die Probezeit klingen ähnlich, weswegen sowohl Personaler als auch Bewerber Gefahr laufen, die beiden Optionen miteinander zu verwechseln.

  • Der wesentliche Unterschied hierbei ist, dass für die Probezeit bereits ein Arbeitsvertrag abgeschlossen wird. Das Dienstverhältnis kann jedoch von beiden Seiten zu jeder Zeit aufgekündigt werden. Gründe müssen hierbei nicht angegeben werden.
  • Die Probezeit ist bereits deutlich intensiver als das Probearbeiten. Bewerber sind mittlerweile ein fixer Bestandteil des Unternehmens, führen handelnde Tätigkeiten aus, repräsentieren die Organisation und werden für ihre Bemühungen natürlich auch bereits entlohnt.

Einfühlungsverhältnis

Ein Probearbeitstag kann vom Arbeitgeber auch als sogenanntes Einfühlungsverhältnis bezeichnet werden. Die Ansprüche beider Parteien sind hierbei gleich. Der Arbeitgeber erwartet keine Arbeitsleistung, der Arbeitnehmer erwartet keine Entlohnung. Es geht vor allem darum, sich in der Praxis kennenzulernen, den potenziellen Angestellten den Kollegen vorzustellen und einen ersten Einblick in die Arbeitsabläufe zu geben.

Vor- und Nachteile

Das Einfühlungsverhältnis bietet sowohl einem Unternehmen als auch möglicherweise künftig tätigen Personen diverse Vorteile.

  • Aus der Bewerbersicht sprechen vor allem das Kennenlernen der Kollegen und der diversen Arbeitsabläufe für ein solches Einfühlungsverhältnis. Es wird ein realer Einblick in den Arbeitsalltag gegeben und neue Mitarbeiter werden am ersten Arbeitstag nicht ins kalte Wasser gestoßen.
  • Arbeitgeber genießen vor allem den Vorteil, dass sie den Bewerber noch intensiver kennenlernen und bereits in das künftige Arbeitsumfeld integrieren können. Nach einem Probearbeiten kann Rücksprache mit den Mitarbeitern gehalten und deren erster Eindruck abgefragt werden. So lässt sich unter anderem feststellen, ob die Person zum Unternehmen passt und sich in die Hierarchie einordnen kann.

Ein Nachteil für den Arbeitgeber ist, dass Personalkapazität gebunden wird und die Produktivität während der Zeit des Probearbeitens sinken kann. Denn Mitarbeiter müssen sich um den Bewerber kümmern, ihm verschiedenste Aufgaben erklären und Fragen beantworten. Zudem gibt es noch keine Möglichkeit, dass der mögliche Kandidat bereits mit einem Mehrwert tätig wird. Zwar sind einfache Hilfstätigkeiten erlaubt, diese sollten aber zusätzlich stets durch einen Mitarbeiter begleitet werden.

Für Arbeitnehmer kann sich der Zeitfaktor durchaus als Nachteil erweisen. Wenn die Person aktuell noch in einem Dienstverhältnis steht, müssen Urlaubstage genutzt werden, um das Probearbeiten realisieren zu können. Je nach Dauer kann dies durchaus eine organisatorische Belastung darstellen. Zudem wird die aufgewendete Zeit nicht vergütet. Zwar wird der Arbeitnehmer noch nicht für den neuen Arbeitgeber tätig, er muss aber trotzdem seine Zeit aufwenden, um vor Ort zu sein.

Arbeitsrechtliche Aspekte

Aus der arbeitsrechtlichen Perspektive gilt es vor allem für Recruiter und Personaler bestimmte Punkte zu beachten, damit das Probearbeiten auch rechtlich Bestand hat und der potenzielle Mitarbeiter keinen Anspruch auf Entgelt oder Beschäftigung hat.

Zulässige Dauer

Rein theoretisch könnte ein Probearbeiten auch über mehrere Wochen oder Monate laufen, denn in Deutschland gibt es keine gesetzliche Grundlage für die zulässige Dauer. Dies wäre für beide Parteien aber auch gar nicht sinnvoll. Meist reicht bereits ein Tag aus, um den Sinn des Probearbeitens zu erfüllen. Bis zu einer Woche ist in der Praxis noch realistisch. Wenn Unternehmen aber ein Probearbeiten über mehrere Tage durchführen wollen, sollte dies zuvor auch immer mit dem Bewerber und dessen zeitlichen Kapazitäten abgesprochen werden.

Zulässige Aufgaben

Kandidaten sind beim Probearbeiten zu keiner Arbeitsleistung verpflichtet. Es ist empfehlenswert, dass Recruiter dies ausdrücklich vor dem Antritt erwähnen und im Zweifelsfall auch schriftlich festhalten.

  • Die Grenzen für zulässige Aufgaben während des Probearbeitens können abhängig von der Branche und der jeweiligen Abteilung sein.
  • Wichtig ist, dass Unternehmen beachten, dass ihnen keine Weisungsbefugnis obliegt.
  • Generell ist es empfehlenswert, dem potenziellen Mitarbeiter nur Aufgaben in sehr geringem Umfang zuzuweisen, die keinen tatsächlichen Mehrwert für das Unternehmen generieren.

Bezahlung

Grundsätzlich ist es nicht möglich, dass der Probetag finanziell vergütet wird. Es handelt sich um kein Arbeitsverhältnis und der potenzielle Mitarbeiter hat keinen Anspruch auf Entlohnung. Unternehmen können eine Aufwandsentschädigung ausstellen. Diese kann beispielsweise als Vergütung für die Fahrtkosten erfolgen. Dabei ist aber stets darauf zu achten, schriftlich festzuhalten, dass es sich tatsächlich nur um eine Aufwandsentschädigung handelt. Ansonsten laufen Unternehmen Gefahr, ein Arbeitsverhältnis begonnen zu haben, ohne dies eigentlich zu beabsichtigen.

Versicherungsschutz

Während des Einfühlungsverhältnisses besteht für den Arbeitnehmer kein Versicherungsschutz. Da er keine relevanten ausführenden Tätigkeiten übernimmt und nicht beim Unternehmen angestellt ist, handelt es sich um keine sozialversicherungspflichtige Handlung. Unternehmen müssen das Probearbeiten auch nicht beim Finanzamt melden. Wichtig ist jedoch auch hier der Aspekt der Bezahlung. Kommt es durch eine Entlohnung für den Probetag zu einem unbeabsichtigten Arbeitsverhältnis, handelt es sich de facto um Schwarzarbeit.

Probearbeitsvertrag

Ein Probearbeitsvertrag wird in der Regel nicht abgeschlossen. Wenn Unternehmen jedoch auf der sicheren Seite stehen möchten, kann dies durchaus sinnvoll sein.

  • Ein Probearbeitsvertrag sollte wichtige Informationen enthalten und darauf hinweisen, dass der Mitarbeiter keine Entlohnung zu erwarten hat und Arbeiten nicht selbstständig ausführen muss.
  • Zudem kann in einem Probearbeitsvertrag die Dauer geregelt werden, für die der potenzielle Mitarbeiter einen Einblick in die Abteilung erhält.
  • Auch eventuelle Aufwandsentschädigungen für Fahrtkosten können im Probearbeitsvertrag als solche deklariert werden.

Meldepflicht

Beim Probearbeiten gibt es keine Meldepflichten. Weder muss die Sozialversicherung noch das Finanzamt vom Unternehmen in Kenntnis gesetzt werden. Auf der gegenüberliegenden Seite kann es für potenzielle Arbeitnehmer aber sehr wohl eine Meldepflicht geben. Wenn dieser noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, kann seine Handlung gegen den noch gültigen Dienstvertrag verstoßen. Auch der Urlaub dient der Erholung und darf rein rechtlich gesehen nicht dazu genutzt werden, um ein Probearbeiten durchzuführen. Dies gilt jedoch nicht für bereits gekündigte Dienstverhältnisse. In einem solchen Fall muss der Mitarbeiter vom Arbeitgeber für das Probearbeiten freigestellt werden. Daher ist es wichtig, dass noch beschäftigte Mitarbeiter ihren Arbeitgeber informieren.

Formalitäten bei der Einladung zum Probearbeiten

Kommt es zu einer Einladung für ein Einfühlungsverhältnis, muss dieses von Unternehmen an den potenziellen Mitarbeiter kommuniziert werden. Diese Einladung sollte stets schriftlich erfolgen und klar darauf hinweisen, dass es sich ausschließlich um ein Probearbeiten handelt. Natürlich ist es auch wichtig, dass die nötigen Daten vorhanden sind. Dazu zählen:

  • Dauer, Datum und Zeit der Probearbeit
  • Adresse der Arbeitsstelle sowie Firmenanschrift
  • wichtige Kontaktdaten wie Name, Telefonnummer und E-Mail einer Kontaktperson

Zudem muss auch erwähnt werden, dass es sich um eine unbezahlte Tätigkeit handelt und aus der Probearbeit noch kein Arbeitsverhältnis hervorgeht. Wichtig ist auch, dass die Einladung eine kurze Tagesstruktur enthält. So kann der Mitarbeiter sich bereits vorbereiten.

Ablauf vom Probearbeiten

Das Probearbeiten beginnt in der Regel mit einem persönlichen Kennenlernen der Kontaktperson sowie der Abteilung, in welcher die Stelle ausgeschrieben ist. Meist wird dann ein entsprechender Vorgesetzter das Probearbeiten leiten. Dabei ist es vor allem wichtig, in den gemeinsamen Austausch zu kommen. Potenzielle Mitarbeiter werden zudem höchstwahrscheinlich mit einfachen Teilaufgaben betraut, die keinen tatsächlichen Mehrwert für das Unternehmen darstellen. Hierbei kann es sich beispielsweise um einfache Datenpflege handeln. Möglicherweise folgt auf das Probearbeiten auch eine direkte Nachbesprechung mit einem Personaler.

Wann wird aus Probearbeiten ein Arbeitsvertrag?

Das Probearbeiten wird dann zum Arbeitsvertrag, wenn der Arbeitgeber Handlungen tätigt oder den Anschein erweckt, als möchte er ein Dienstverhältnis eingehen. In erster Linie betrifft das die Entlohnung. Wird eine Probearbeiten vergütet, kann dies bereits für ein Arbeitsverhältnis sprechen. Wird das Einfühlungsverhältnis dazu genutzt, dem potenziellen Mitarbeiter verwertbare Arbeitsleistungen oder umfassende Aufgaben zuzuweisen, kann diese ebenfalls in ein Dienstverhältnis münden.

Konsequenzen für den Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Negative Konsequenzen muss vor allem der Arbeitgeber fürchten, wenn das Probearbeiten unbeabsichtigt in einem Arbeitsvertrag mündet. Dieser kann nämlich stillschweigend getroffen werden und gilt bereits dann, wenn Handlungen durchgeführt wurden, die auf ein Dienstverhältnis hinweisen.

Ein gültiges Dienstverhältnis wiederum würde bedeuten, dass das Probearbeiten nicht mehr als solches zu deklarieren wäre. Im Raum steht dann die Gefahr der Schwarzarbeit. Zudem können Mitarbeiter auf alle Rechte eines Dienstverhältnisses pochen. Dieses sieht unter anderem eine Entlohnung sowie eine Kündigungsfrist für den Arbeitgeber vor.

Arbeitnehmer müssen an sich mit keinen negativen Folgen rechnen. Schließlich wird ein Probearbeiten mit dem Zweck durchgeführt, die Stelle antreten zu können. Kommt es zu einem unbeabsichtigten Dienstverhältnis während des Einfühlungsverhältnisses, können Arbeitnehmer auf ihre Rechte pochen und die Arbeit als Mitarbeiter aufnehmen.

Verzwickt wird die Lage nur dann, wenn das Probearbeiten während einer noch bestehenden, ungekündigten Tätigkeit bei einem anderen Unternehmen erfolgt und dann in einem Dienstverhältnis mündet. Denn in einem solchen Fall könnte der künftige Arbeitgeber umgehend auf die Arbeitsleistung pochen.

Darauf achten die Chefs bei einem Probearbeitstag

Beim Probearbeiten werden Chefs vor allem darauf achten, ob der Bewerber

  • pünktlich erscheint
  • gut mit den bestehenden Mitarbeitern zusammenarbeitet
  • sich schnell an neue Systeme und Arbeitsumgebungen anpasst
  • aktiv Fragen stellt und Interesse zeigt
  • trotz Herausforderungen eine positive Einstellung bewahrt.

Neben den wichtigsten Eckpunkten wie dem pünktlichen Erscheinen und einem gepflegten Auftreten ist es vor allem wichtig, die Sympathien der künftigen Kollegen zu wecken. Sie werden die erste Anlaufstelle für Vorgesetzte und Recruiter sein, wenn es darum geht, die Meinung über das Probearbeiten einzuholen.

Tipps für ein erfolgreiches Probearbeiten

Damit ein Probearbeiten erfolgreich wird, müssen vor allem Arbeitnehmer einige Punkte beachten. Immerhin soll am Ende des Einfühlungsverhältnisses eine fixe Jobzusage stehen.

Den Dresscode beachten

In vielen Unternehmen gibt es einen Dresscode. Wird dieser ohne Aufforderung eingehalten, macht das nicht nur einen guten ersten Eindruck, sondern zeugt auch von Vorbereitung. Dabei können Bewerber ganz einfach auf ihr Bauchgefühl vertrauen, wenn keine bestimmten Vorgaben gemacht werden.

Nicht zu nervös auftreten

Bein Probearbeiten gibt es keinen Grund, nervös zu werden. Das Unternehmen ist schließlich daran interessiert, den potenziellen Mitarbeiter noch intensiver kennenzulernen. Viel wichtiger ist es, aktiv auf künftige Kollegen zuzugehen, ihnen zuzuhören und mit vorbereiteten Fragen in den Probearbeitstag zu gehen.

Engagiert und motiviert sein

Zwar sind umfangreiche Tätigkeiten während des Probearbeitens nicht erlaubt und Bewerber müssen Aufgaben nicht selbstständig ausführen, Engagement und Motivation sind aber stets überzeugend. Denn kleine und zeitlich begrenzte Aufgaben dürfen durchaus übernommen werden.

Fazit

Ein Probearbeiten kann der letzte Schritt im Bewerbungsprozess sein und ist stets ein gutes Indiz. Wenn von Arbeitgebern und Arbeitnehmern die wichtigsten Aspekte beachtet werden, kann das Einfühlungsverhältnis auch nicht zu negativen Überraschungen führen. Beide Seiten müssen ihre Rechte und Pflichten kennen, um einen Mehrwert aus dieser Phase ziehen zu können.

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