Reisekostenabrechnung: Geschäftsreisen richtig abrechnen
Die Reisekostenabrechnung kommt meist dann zum Einsatz, wenn Mitarbeiter eine Geschäftsreise tätigen und außerhalb des privaten Eigenheims oder der Betriebsstätte tätig werden. Die Abrechnung der Reisekosten kann entweder direkt über das Unternehmen oder mit der Einkommenssteuererklärung am Ende des Jahres erfolgen. Was es über die Reisekostenabrechnung zu wissen gilt, zeigt dieser Artikel.
Das Wichtigste in Kürze
- Reisekosten setzen sich unter anderem aus Übernachtungs-, Verpflegungs-, und Nebenkosten zusammen. Dabei ist nicht immer eine 100-prozentige Erstattung möglich.
- Die Reisekostenabrechnung wird vom Mitarbeiter selbst erstellt. Durch die fehlenden formlichen Anforderungen kann eine Reisekostenabrechnung entweder digital oder manuell erfolgen.
- Die Abrechnung der Reisekosten bringt durchaus seine Tücken mit sich. Vor allem dann, wenn ins Ausland gereist wird oder vor Ort ein Mittagessen durch den Kunden bezahlt wird.
Definition der Reisekostenabrechnung und Reisekosten
Wenn Beschäftigte auf eine Dienstreise gehen, fallen zwangsweise auch Kosten an. Diese erstrecken sind von Fahrt- und Übernachtungskosten bis hin zum Verpflegungsmehraufwand. Auch bestimmte Reisenebenkosten werden über die Reisekosten gedeckt.
Bei der Reisekostenabrechnung handelt es sich dann um eine Zusammenstellung, in der alle entstandenen Reisekosten detailliert aufgeschlüsselt werden.
Was ist eine Geschäfts- und Dienstreise?
Grundsätzlich handelt es sich bei einer Geschäfts- und Dienstreise um dieselbe Beschreibung für eine Auswärtstätigkeit. Zu unterscheiden ist lediglich, ob es sich um ein Unternehmen in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Dienst handelt. In der Privatwirtschaft wird meist von einer Geschäftsreise gesprochen, während Reisen im öffentlichen Dienst gerne als Dienstreise betiteln werden.
Achtung: Nicht jede Außentätigkeit ist eine Dienstreise. Eine scharfe Abgrenzung ist zwar nicht möglich, generell gelten „Reisen“ innerhalb einer Stadt nicht als Geschäftsreise.
Eine Dienstreise liegt dann vor, wenn Mitarbeiter oder Unternehmer vorübergehend und außerhalb der betrieblichen Arbeitsstätte oder des Eigenheims seine Tätigkeiten ausübt. Bei der Kommunikation mit dem Steuerberater oder Finanzamt kommt hier auch oft der Begriff einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zum Einsatz.
Besteht Pflicht zum Erstellen einer Reisekostenabrechnung?
Der deutsche Gesetzgeber sieht keine Pflicht zur Erstellung einer Reisekostenabrechnung vor. Unternehmen können, müssen ihren Angestellten aber eine Verpflegungspauschale oder Übernachtungskosten bezahlen. Wird die Dienstreise aus eigener Tasche finanziert, darf bei der jährlichen Einkommenssteuererklärung keinesfalls darauf vergessen werden, diese Ausgaben als Werbungskosten geltend zu machen.
Gründe für das Erstellen einer Reisekostenabrechnung
In der Praxis ist es meist so, dass die Reisekostenabrechnung vom Unternehmen erstellt wird. Denn diese haben Einfluss auf die Ausgaben und somit auch auf den Gewinn und die zu zahlende Einkommenssteuer. Damit ist natürlich auch gleich der Hauptgrund erklärt, warum Betriebe dazu bereit sind, die Reisekosten eigenständig abzurechnen. Immerhin ist dies ein zusätzlicher Aufwand, der durch digitale Tools aber immer weiter erleichtert wird.
Erstattungsfähige Reisekosten
Grundsätzlich gibt es im Bereich der erstattungsfähigen Reisekosten vier Kategorien.
- Übernachtungskosten
- Fahrtkosten
- Verpflegungsmehraufwand
- Reisenebenkosten
Beginnen wir mit dem oft größten Punkt, den Übernachtungskosten. Generell gilt, dass die Ausgaben für Hotelaufenthalte vollständig in die Reisekostenabrechnung miteinfließen können. Auch wenn Angestellte während der Dienstreise in einem Appartement nächtigen, kann dies geltend gemacht werden. Die Kosten sind in voller Höhe abzugsfähig.
Fahrtkosten können immer dann geltend gemacht werden, wenn die Anreise mit einem öffentlichen Verkehrsmittel, dem Privatwagen des Angestellten oder einem Mietauto erfolgt. Die Anreise mit dem Dienstwagen fällt nicht in die Reisekostenabrechnung. Die exakten Kosten lassen sich vor allem für öffentliche Verkehrsmittel wie Flugzeug, Bus und Bahn besonders gut belegen. Auch Taxi- und Mietwagenkosten sind durch Quittungen nachvollziehbar. Schwierig wird es, wenn der Privatwagen zum Einsatz kommt. Hierbei kann auf eine Kilometerpauschale oder den Kilometersatz zurückgegriffen werden.
Achtung: Egal, für welche Variante sich Dienstnehmer entscheiden, es muss in jedem Fall ein Fahrtenbuch während der Dienstreise geführt werden, wenn die Reise mit einem privaten PKW erfolgt.
Der Verpflegungsmehraufwand hat seinen Namen durch die Annahme des Gesetzgebers erhalten. Dieser geht nämlich davon aus, dass die Kosten für Verpflegung während einer Dienstreise höher sind als direkt am Betriebsort.
Die Reisenebenkosten inkludieren viele weitere Kosten, die bei einer Dienstreise zwar nicht unbedingt notwendig sind und mit dem Ziel der Reise nicht direkt in Verbindung stehen, aber im Alltag nichtsdestotrotz anfallen. Dazu zählen
- Telefonkosten
- Mautgebühren
- Trinkgelder
- Reiseversicherungen
- Parkgebühren
- selbstbezahlte Mahlzeiten
Nicht erstattungsfähige Reisekosten
Auf Dienstreisen können Kosten entstehen, die nicht mit in die Reisekostenabrechnung aufgenommen werden können. Dazu zählen unter anderem die Minibar oder kostenpflichtige Pay-TV-Sender im Hotel. Zusätzlich sind wahrgenommene Erholungsangebote wie Massagen oder private Kinobesuche nicht erstattungsfähig. Kommt es zu Bußgeldern durch Falschparken oder zu schnelles Fahren, können die Kosten ebenso nicht mit in die Reisekostenabrechnung aufgenommen werden.
Wer ist berechtigt, eine Reisekostenabrechnung zu erstellen?
Die Reisekostenabrechnung kann von allen Personen erstellt werden, die eine Geschäftsreise antreten. Dazu zählen neben Geschäftsführern natürlich auch Dienstnehmer. Die Reisekostenabrechnung innerhalb eines Unternehmens wird meist von der Accounting-Abteilung übernommen. Dienstreisende stellen dafür einfach ihre Belege zur Verfügung oder erfassen diese als Rohdaten in einem digitalen System.
Inhalte einer Reisekostenabrechnung und formale Anforderungen
Grundsätzlich gibt es nur sehr wenige formale Anforderungen an eine Reisekostenabrechnung, weswegen diese im Bedarfsfall auch einfach per Hand erstellt werden kann. Schneller geht es natürlich in einem Tabellenkalkulationsprogramm oder in einer speziellen Software. Die Reisekostenabrechnung an sich muss im Prinzip lediglich die Kosten aufschlüsseln, diese belegen und den Zweck der Kosten vermitteln. Zudem wird das An- und Abreisedatum festgehalten, um Pauschalbeträge ermitteln zu können.
Abrechnung der Fahrtkosten
Die Abrechnung der Fahrtkosten ist einfach, wenn dafür ein Ticket oder eine Rechnung vorliegt. Kommt ein Privatfahrzeug zum Einsatz, werden zwei verschiedene Methoden eingesetzt, um die Kosten zu ermitteln.
Bei der Kilometerpauschale werden dann 30 Cent pro Kilometer rückerstattet. Für den seltenen Fall, dass die Dienstreise mit einem Motorrad oder gar einem Moped erfolgt, werden 20 Cent pro Kilometer fällig.
Der Kilometersatz sieht vor, dass die jährlichen Kosten für den PKW summiert und dann durch die während der Dienstreise gefahrenen Kilometer geteilt wird. Was kompliziert klingt, ist es auch ein wenig. Hierbei müssen zahlreiche Faktoren wie Benzin, Reparaturkosten, Versicherungsaufwand, möglichen Mieten für Parkplätze und sogar Zinsen und Steuern berücksichtigt werden. Warum diese Methode dennoch in der Praxis angewendet wird? Neu- und hochwertige Fahrzeuge generieren so höhere Rückerstattungsbeträge.
Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands
Bei einer Dienstreise können pro Tag und Person maximal 28 Euro geltend gemacht werden, wenn die Dienstreise innerhalb Deutschlands erfolgt. Was soweit einfach klingt, wird durch verschiedenste Regelungen verkompliziert. Die Pauschale wird nämlich gekürzt, wenn
- die besuchte Partei den Dienstreisenden zum Essen einlädt.
- Mahlzeiten wie Frühstück oder Abendessen in der Hotelübernachtung inbegriffen sind.
Im Inland
Für die die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwands im deutschen Inland können maximal 28 Euro pro Tag geltend gemacht werden. Dabei ist Folgendes zu beachten:
- Der An- und Abreisetag wird maximal mit jeweils 14 Euro bewertet.
- Auch Reisen, die nur zwischen 08:00 Uhr und 00:00 Uhr stattfinden, werden mit einem maximalen Satz von 14 Euro pro Tag bewertet.
- Sobald ein 24-stündiger Aufenthalt vorliegt, kann der Maximaltagessatz von 28 Euro angewendet werden.
Im Ausland
Mit dem Ende der Corona-Pandemie hat das Bundesfinanzministerium die Sätze für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland neu bewertet. Diese sind zum Teil angestiegen, wurden zum Teil aber auch abgesenkt. Da die Sätze für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland für jedes Land individuell bewertet werden und teils sogar innerhalb ausländischer Regionen voneinander abweichen, empfiehlt sich eine Einsicht der aktuellen Sätze über die Webseite des Bundesfinanzministeriums.
Abrechnung der Übernachtungskosten
Die Abrechnung von Hotelübernachtungskosten sowie Kosten, die durch eine Übernachtung in einem Appartement anfallen, können zu 100 % rückerstattet werden. Dies gilt jedoch nur dann, wenn das Hotel ohnehin nicht bereits über die Firmenkreditkarte oder per Firmenüberweisung bezahlt wurde.
Abrechnung der Reisenebenkosten
Die Abrechnung der Reisenebenkosten ist nur dann möglich, wenn Mitarbeiter einen entsprechenden Beleg vorweisen können. Ist dieser nicht verfügbar, kann aber auch ein Eigenbeleg geschrieben werden. Hierbei ist auf die korrekte Ausstellung inklusive richtigem Datum zu achten.
Manuelle vs. digitale Reisekostenabrechnung
Die Vorteile bei der Reisekostenabrechnung liegen ganz klar im Bereich der digitalen Möglichkeiten. Wenn Unternehmen ihre Mitarbeiter häufig auf Dienstreisen schicken, kann ein entsprechendes Tool die Übersicht wahren und eine sichere und vollständige Eingabe aller benötigten Daten in kürzester Zeit ermöglichen. Wenn Dienstreisen nur selten auf dem Programm stehen, kann auch eine Vorlage aus einem Tabellenkalkulationsprogramm ausreichen. Die händische Erfassung ist zwar auch möglich, dauert aber in der Regel nicht nur länger, sondern kann mit der Zeit auch unübersichtlicher werden.
Fazit
Die Reisekostenabrechnung betrifft im Laufe der Zeit so gut wie jedes Unternehmen, ganz egal, um welche Branche oder Größenordnung es sich handelt. Die Reisekostenabrechnung kann dabei auch eigenständig durch die Angestellten mit der Einkommenssteuererklärung erfolgen. Sowohl für Unternehmen als auch für reisende Mitarbeiter ist es wichtig, sich mit den Grundlagen der Reisekostenabrechnung vertraut zu machen.
