Papierloses Büro zuhause einrichten – wie geht das?

Onlinekurse-O
Redaktion
26. November 2022

Rechnungen, Verträge, Briefe und Notizen - im Home-Office sammeln sich viele Dokumente auf Papier an. Doch ist das in Zeiten der Digitalisierung überhaupt noch notwendig? Die moderne Technik bietet heutzutage zahlreiche Möglichkeiten zum digitalen und somit papierlosen Büro. Allerdings ist hierfür etwas umdenken erforderlich, um von der Gewohnheit, alle Dokumente auszudrucken, abzuweichen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Von einem papierlosen Büro ist die Rede, wenn auf papiergebundene Dokumente verzichtet wird und diese stattdessen digital vorliegen
  • Das papierlose Büro schont die Umwelt, spart Geld und erhöht zudem die Effizienz
  • Im Home-Office erweist sich die Umstellung auf das papierlose Büro meist einfacher als in einem Unternehmen
  • Um auch von unterwegs auf die Dokumente zugreifen zu können, empfiehlt sich die Nutzung eines Cloud-Speichers

Ist ein papierloses Büro zuhause Realität oder Illusion?

Bislang ist das papierlose Büro noch die Seltenheit. Das gilt sowohl für Unternehmen als auch für das Home-Office. Gerade im privaten Umfeld ist die Realisierung eines papierlosen Büros jedoch leichter umzusetzen als in einem Unternehmen, wo Rechtsvorschriften die Abschaffung von Papier erschweren. Voraussetzung für die Umsetzung des papierlosen Büros sind in erster Linie Disziplin und sehr viel Geduld. Allerdings sollte sich davon niemand entmutigen lassen, denn auch ein papierreduziertes Büro ist bereits ein erster Schritt in die richtige Richtung.

Warum sollte man ein papierloses Büro zuhause einrichten?

Hauptgrund für die Umstellung auf ein papierloses Büro ist in den meisten Fällen der Umweltschutz. Auch im Büro zuhause fallen große Papierberge an, die einfach im Altpapier landen. Durch das papierlose Büro werden die Menge an Altpapier reduziert, was sich langfristig als ressourcenschonend erweist. Zudem können durch den Wegfall des Postversands auch Energiekosten gespart werden.

Vom Umweltschutz abgesehen sprechen noch weitere Gründe dafür, ein papierloses Büro zuhause einzurichten. Wer ohne Dokumente auf Papier arbeitet, spart sehr viel Zeit ein. Denn so müssen keine Aktenordner befüllt und gewälzt werden. Die benötigten Dokumente sind im papierlosen Büro nur noch wenige Klicks entfernt. Zusätzlich ermöglicht das papierlose Büro ein effizienteres Arbeiten, da die Daten elektronisch vorliegen und bei Nutzung eines Cloud-Speichers von überall aus abrufbar sind, ohne Dokumente mitnehmen zu müssen.

Vor- und Nachteile des papierlosen Homeoffice

Das papierlose Büro bietet natürlich nicht nur Vorteile, sondern ist auch mit gewissen Nachteilen verbunden:

  • Vorteile:
    • Der Verzicht auf Papier spart Energie und trägt zum Umweltschutz bei
    • Digitale Dokumente ermöglichen einen schnellen Zugriff auf Daten
    • Cloud-Speichermedien bieten Zugriff auf Dateien von unterwegs
    • Der Verzicht auf Papier spart Platz im Home-Office
  • Nachteile:
    • Die Umstellung ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden
    • Daten auf Speichermedien müssen immer aktuell gehalten werden
    • Ohne Strom und Internet sind die Dokumente nicht abrufbar

Ein Drucker ist überflüssig: Auf welche Mittel setzt man stattdessen?

Der erste Schritt zum papierlosen Büro ist die Abschaffung des Druckers. Dieser Schritt mag zunächst unmöglich erscheinen, doch gibt es mittlerweile genügend Möglichkeiten, um auch ohne Drucker auszukommen. Denn anstatt Dokumente in Papierform mitzunehmen oder zu versenden, geht es heutzutage auch in digitaler Form. So können Tickets oder Fahrkarten heutzutage auch auf dem Smartphone oder Tablet vorgezeigt werden und Dokumente über die Cloud ganz einfach von unterwegs abgerufen werden. Mit Microsoft 365 müssen Dokumente nicht einmal per E-Mail an die Kollegen versendet werden, sondern diese können einfach zur Bearbeitung freigegeben werden.

Welche Software kann man nutzen?

Damit das papierlose Büro überhaupt erst möglich ist, wird die passende Software für das digitale Arbeiten benötigt. Empfehlenswert sind Programme zur Digitalisierung von Dokumenten auf Papier, zur Erstellung von digitalen Notizen und zur Verwaltung von Dokumenten. Geeignet für das papierlose Büro zuhause sind zum Beispiel die folgenden Optionen:

  • Google Docs:

Google Docs ermöglicht es Dokumente gemeinsam mit anderen Nutzern zu bearbeiten. Google Docs kann kostenlos genutzt werden und eignet sich für die Erstellung von Textdokumenten, Tabellen und Präsentationen. Verwendbar ist es auf Windows- und MacOS-PCs und -Notebooks sowie auf Android- und iOS-Geräten.

  • FileZilla:

FileZilla ermöglicht es, sich mit einem FTP-Server zu verbinden und Dateien hoch- und herunterzuladen. Das FTP-Programm steht kostenlos für Windows, MacOS und Linux zur Verfügung.

  • Evernote:

Evernote ist ein digitales Notizbuch, das verwendet werden kann, um Notizen zu machen, To-Do-Listen anzulegen oder Projekte zu planen.

  • OneNote:

OneNote ist eine Anwendung für die Erstellung und Organisation von digitalen Notizen. Als Teil der Office-Familie kann es auch in andere Microsoft Anwendungen eingebunden werden.

  • WeTransfer:

Wenn große Dateien versendet werden müssen, bietet WeTransfer die passende Lösung. Mit der Software können Dateien mit einer Größe von bis zu 2 Gigabyte verwendet werden.

  • Time Machine für Mac:

Time Machine ist eine Datensicherungssoftware von Apple, mit der Mac-User Backups anlegen können, um sich im Falle eines Datenverlusts abzusichern.

  • EaseUs Todo Backup Home:

Mit EaseUs können Backups der Festplatte oder einzelner Verzeichnisse erstellt und auf externen Speichermedien, Cloud-Speichern oder Netzlaufwerken gespeichert werden.

  • Cloud-Speicher:

Unverzichtbar für das digitale Büro ist außerdem ein Cloud-Speicher, auf dem die Dokumente abgelegt werden können. Der Cloud-Speicher bietet den Vorteil, dass auch mobil auf die Dateien zugegriffen werden kann. Neben Dropbox können auch Google Drive oder Microsoft OneDrive als Cloud-Speicher verwendet werden. Hersteller wie Synology bieten sogar Hardware-Lösungen an, mit der man sich ganz einfach zuhause seine eigene Cloud einrichten kann.

Welche rechtlichen Aspekte muss man beachten?

Bei der Umstellung auf das papierlose Büro kommt die oftmals die Frage auf, welche rechtlichen Aspekte beachtet werden müssen. Grundsätzlich gibt es hier keine rechtlichen Einschränkungen und nahezu jedes Dokument kann in digitaler Form abgelegt werden. Mittlerweile akzeptieren auch die Finanzbehörden digitale Belege und Rechnungen, weshalb auch aus diesem Grund dem papierlosen Büro nichts im Wege steht. Allerdings müssen die digitalen Belege gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufbewahrt werden. Jedoch gibt es Dokumente, die dennoch weiterhin in Papierform aufbewahrt werden müssen. Hierzu gehören etwa Gerichtsurteile, notarielle Beglaubigungen und Bürgschaftserklärungen. Ebenso sollten gerichtliche Unterlagen, etwa von Produkthaftungen oder Zivilprozessen, im Original abgeheftet werden.

Für welche Unternehmen und Berufe ist ein papierloses Büro geeignet?

Grundsätzlich kann jedes Unternehmen beziehungsweise jede Berufsgruppe auf das digitale Büro umsteigen, wenn die rechtlichen Aspekte berücksichtigt werden. Mittlerweile stehen für alle Unternehmenszweige entsprechende Software-Lösungen bereit, die es ermöglichen, digital zu arbeiten und auf Dokumente in Papierform zu verzichten.

Hilft ein Büro ohne Papier der Umwelt?

Jedes Blatt Papier, das eingespart werden kann, schont die Umwelt und spart Holzressourcen. Zusätzlich sinkt der Verbrauch von Tinte und Toner, was sich ebenfalls positiv auf den CO2-Fußabdruck auswirkt. Allerdings ist das papierlose Büro mit einer vermehrten Nutzung von PC, Notebook, Tablet und Co. verbunden, was wiederum den Energieverbrauch erhöht. Zudem entwickelt sich die Technologie stetig weiter, was es erforderlich macht, regelmäßig auf leistungsfähigere Geräte umzusteigen. Um den Nutzen für die Umwelt möglichst effizient zu gestalten, sollte daher auf Strom aus erneuerbaren Energiequellen gesetzt werden.

Wie gehe ich bei der Einrichtung eines papierlosen Büros zuhause vor?

Bei der Einrichtung eines papierlosen Büros liegt der Fokus auf der Hardware. Neben dem PC oder Notebook wird auch ein Scanner benötigt, um physische Dokumente einscannen und digital ablegen zu können. Der Scanner sollte WLAN-fähig sein und in der Lage sein, beidseitig zu scannen. Außerdem sollte ein Modell gewählt werden, das schnell arbeitet, damit die Arbeitsprozesse nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen.

Als Ersatz zum klassischen Notizblock empfiehlt sich ein Tablet, das zur Erstellung von digitalen Notizen verwendet werden kann. In Verbindung mit einer leistungsstarken Powerbank können so auch unterwegs jederzeit digitale Notizen erstellt werden. Zusätzlich ist das Tablet auch eine optimale Alternative zur Dokumentenmappe, die mitgenommen wird, um wichtige Dokumente griffbereit zu haben. Anstatt in Papierform liegen sie nun digital vor.

Je nach Branche empfiehlt sich auch die Anschaffung eines mobilen Beamers. Der Beamer ersetzt die Unterlagen, die früher bei Präsentationen ausgehändigt wurden und wird benötigt, um diese Dokumente für alle sichtbar an die Wand zu projizieren. So können alle Kollegen die Unterlagen einsehen, ohne, dass diese in mehrfacher Ausfertigung ausgedruckt werden müssen.

Wie gelingt ein Büro ohne Papier?

Ob die Umsetzung des papierlosen Büros gelingt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Wir zeigen, worauf es ankommt, damit das Vorhaben glückt und der Verzicht auf Papier auch in der Praxis funktioniert:

  • Umstellung planen:

Die Umsetzung des papierlosen Büros ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Damit die Umstellung gelingt, bedarf eines einer umfassenden Planung. Überlegt werden sollte nicht nur, welche Dokumente digitalisiert werden müssen, sondern auch, wie die Umstellung technisch vorgenommen wird.

  • Prozesse digitalisieren:

Damit das papierlose Arbeiten gelingt, ist es wichtig, dass alltägliche Prozesse digitalisiert werden. Das betrifft sowohl das Rechnungswesen als auch die Projektplanung oder die Koordination von Mitarbeitern.

  • Cloud-Lösung verwenden:

Ein weiterer Erfolgsfaktor ist die Nutzung einer Cloud-Lösung, um ortsunabhängig auf die Daten zugreifen zu können. So stehen wichtige Dokumente auch unterwegs zur Verfügung und müssen nicht ausgedruckt werden.

  • Sinnvolles Dokumentenmanagement:

Gerade wenn viele Dokumente digitalisiert werden müssen, ist es wichtig, dass diese einheitlich benannt werden und eine übersichtliche Ordnerstruktur angelegt wird. Auf diese Weise werden Dokumente schneller gefunden und das papierlose Büro erweist sich auch aufgrund der Zeitersparnis von Vorteil.

Tipps und Tricks

Die Umstellung auf das papierlose Büro ist gelungen. Nun gilt es, konsequent zu bleiben und das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren. Mit den folgenden Tipps und Tricks wird das papierlose Büro zu einem vollen Erfolg.

Digitale Verträge elektronisch unterzeichnen

Auch wenn ein Vertrag unterzeichnet werden muss, bedeutet das nicht, dass vom papierlosen Büro abgewichen werden muss. Mit einer elektronischen Signatur können Verträge digital unterzeichnet werden, ohne dass diese in Papierform vorliegen müssen. Möglich macht dies zum Beispiel die Software DocuSign, mit der Dokumente über das Smartphone oder Tablet unterzeichnet werden können. Das Apple iPad besitzt sogar bereits eine Funktion, mit der etwa ein PDF digital unterschrieben werden kann.

Tools zum Projektmanagement nutzen

Ob To-Do-Listen, Projektpläne oder Dokumentationen, damit das papierlose Büro auch in der Praxis funktioniert, sollte auch das Projektmanagement digitalisiert werden. Unterstützung erhalten die Anwender hier von verschiedenen digitalen Projektmanagement-Tools, wie etwa Trello, factro oder Asana, die eine papierlose Durchführung ermöglichen.

Digitalen Terminkalender verwenden

Im papierlosen Büro haben auch Terminkalender und Terminzettel nichts zu suchen. Mit einem digitalen Kalender können Termine ebenfalls vermerkt werden und die Programme bieten zudem den Vorteil, dass in den meisten Fälle eine Erinnerungsfunktion zur Verfügung steht, die rechtzeitig an den bevorstehenden Termin erinnert.

Buchhaltung papierlos durchführen

Zwar flattern noch immer viele Rechnungen in Papierform ins Haus, doch findet hier bereits bei vielen Unternehmen ein Umdenken statt und der Versand erfolgt statt per Post nun per E-Mail. Mit einer Buchhaltungssoftware können diese Rechnungen digital gebucht werden und die Buchhaltung komplett papierlos durchgeführt werden.

Erfahrungen mit papierlosem Home-Office

Die Erfahrungen mit dem papierlosen Home-Office zeigen, dass sich der Verzicht auf Dokumente in gedruckter Form im privaten Umfeld häufig leichter umsetzen lässt als in Unternehmen. Im Home-Office behalten die Anwender selbst die Kontrolle über die Abläufe und es besteht nicht die Herausforderung, auch die Kollegen mit ins Boot holen zu müssen. Zusätzlich gelingt es im Home-Office leichter, die alltäglichen Prozesse zu digitalisieren und auf Ausdrucke zu verzichten.

Die Digitalisierung schreitet voran und damit auch die Möglichkeiten, papierlos zu arbeiten. In Zukunft wird das papierlose Büro auch im Home-Office immer mehr an Bedeutung gewinnen. Zusätzlich achten immer mehr Menschen auf Nachhaltigkeit und versuche möglichst ressourcenschonend zu arbeiten. Langfristig wird der Papierbedarf so immer weiter minimiert werden und auch das Arbeiten im Home-Office digital ablaufen.

Fazit

Das papierlose Büro hat sich noch nicht durchgesetzt, doch geht der Trend in Richtung Digitalisierung und zum Verzicht auf Dokumente in gedruckter Form. Damit die Umstellung gelingt, bedarf es der richtigen Hard- und Software. Besonders wichtig ist die Anschaffung eines Scanners, um bereits bestehende Dokumente zu digitalisieren. Entscheidend für das Gelingen der Umstellung ist es außerdem, dass die Anwender alltägliche Prozesse digitalisieren. Das gilt sowohl für die Erstellung von Notizen als auch für die Terminplanung oder die Planung von Aufgaben. Mittlerweile gibt es für nahezu jeden Bedarf ein entsprechendes Tool, das die Anwender digital unterstützt. Sollte der Umstieg nicht sofort gelingen, heißt es am Ball zu bleiben und nicht aufzugeben. Denn auch die Reduzierung des Papierverbrauchs ist bereits ein Schritt in die richtige Richtung.