Mitarbeitergespräch: Erfolgsfaktoren, Ablauf, Tipps
Führungskräfte sollten regelmäßig Mitarbeitergespräche mit ihnen unterstellten Mitarbeitern einplanen. So ist es möglich, in regelmäßigen Abständen erbrachte Leistungen zu reflektieren und neue Ziele und Aufgaben für die Zukunft festzulegen.
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Mitarbeitergespräch wird alternativ auch als Personalgespräch bezeichnet.
- Mitarbeitergespräche sollen einen regelmäßigen Austausch zwischen Angestellten und Führungskräften sicherstellen.
- Es gibt verschiedene Arten des Mitarbeitergesprächs: Feedback- bzw. Jahresgespräch, Kritikgespräch, Entwicklungsgespräch etc.
Was ist ein Mitarbeitergespräch?
Ein Mitarbeitergespräch bezeichnet ein Gespräch zwischen einem Angestellten und einer Führungskraft. Es dient einem im Vorfeld festgelegten Zweck (z. B. Feedbackgespräch, Abschlussgespräch) und geht somit über die alltägliche Kommunikation am Arbeitsplatz hinaus.
Mitarbeitergespräche werden als Führungsinstrument (Mittel, um Angestellte anzuleiten und zu motivieren) eingesetzt, um eine gute Zusammenarbeit zwischen der Führungsetage und den Angestellten zu gewährleisten. Die Qualität der Kommunikation zwischen dem Vorgesetzten und den untergeordneten Mitarbeitern ist hierbei entscheidend. Es müssen alltägliche Angelegenheiten des Berufslebens kommuniziert werden, wie etwa das Aussprechen von Lob, eine angemessene Verteilung von Aufgaben oder die Besprechung von Problemen.
Darüber hinaus gibt es auch Themen wie die individuelle Entwicklung eines Mitarbeiters, die Auswertung der Arbeitsergebnisse oder Möglichkeiten in der Verbesserung der Zusammenarbeit. Bei einem Mitarbeitergespräch handelt es sich daher um ein wichtiges Instrument im Bereich der Personalführung, um arbeitsrelevante Themen wie die oben genannten, in einem geplanten Gespräch außerhalb des unmittelbaren Berufsalltags zu besprechen.
Ziele und Nutzen
Mitarbeitergespräche sind dafür da, um ein regelmäßiges Feedback über die geleistete Arbeit sicherzustellen. Es kann reflektiert werden, welche Aufgaben besonders gut funktioniert haben und welche weniger gut. Außerdem können Maßnahmen besprochen werden, um eine Verbesserung in notwendigen Bereichen (z. B. Zuverlässigkeit, Absprachen) zu erreichen. Durch regelmäßige Personalgespräche soll eine möglichst hohe Arbeitsqualität und Effektivität sichergestellt werden, aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch einen transparenten Austausch erhöht werden.
Anlässe
Die Gründe für ein Mitarbeitergespräch sind vielfältig. Oft wird ein Feedbackgespräch nach einer ersten Einarbeitungsphase und spätestens zum Ende der Probezeit (meist 3 oder 6 Monate) angesetzt. Ein Mitarbeitergespräch kann ab dann ca. einmal jährlich angesetzt werden, um die eigene „Performance“ am Arbeitsplatz zu besprechen. Ein Mitarbeitergespräch wird neben dem Personalgespräch auch „Performance Review“ genannt. Auch, wenn es mit einem Mitarbeiter einmal nicht so gut läuft und dieser seine Leistungen nicht erbringen kann oder es anderweitige Probleme gibt, kann ein Mitarbeitergespräch hilfreich sein. Unter vier Augen können mögliche Gründe besprochen und Lösungsansätze gefunden werden.
Arten des Mitarbeitergesprächs
Es gibt verschiedene Arten des Mitarbeitergesprächs, die aus verschiedenen Anlässen einberufen werden:
- Beurteilungsgespräch/Feedbackgespräch/Jahresgespräch: Ein Beurteilungsgespräch, auch Feedbackgespräch genannt, findet meist erstmalig nach Abschluss der Probezeit statt, dann oftmals 1x pro Jahr. Daher kann auch von einem Jahresgespräch die Rede sein.
- Konfliktgespräch: Ein Konfliktgespräch wird immer dann gesucht, wenn offensichtliche und/oder langanhaltende Probleme auftreten. Innerhalb eines Konfliktgesprächs kann eine Zielvereinbarung getroffen werden, an die der Mitarbeiter sich in Zukunft halten muss.
- Informationsgespräch: Bei Neuerungen im Job, etwa Systemupdates oder der Bereitstellung von neuer Software oder Programmen, können Informationsgespräche genutzt werden, um Mitarbeiter auf den neusten Stand zu bringen.
- Personalentwicklungsgespräch: Es handelt sich um ein Mitarbeitergespräch, um herauszufinden, welche individuellen Entwicklungen am Arbeitsplatz für einen Mitarbeiter möglich sind (ggf. beruflicher Aufstieg).
- Abschlussgespräch: Nach einer Kündigung (sowohl seitens des Arbeitgebers als auch des Arbeitnehmers) gibt es die Möglichkeit, ein abschließendes Gespräch zu führen, in dem die geleistete Arbeitszeit reflektiert wird.
Gespräch als zwischenmenschliche Kommunikation
Ein Mitarbeitergespräch kann genutzt werden, um zwischenmenschliche Kommunikation zu trainieren und auf diese Weise zu verbessern. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer sollten darauf achten, dass Gegenüber (auch in Konfliktgesprächen) aussprechen zu lassen und erst im Anschluss darauf zu reagieren. Es ist wichtig, auch in einem Konfliktgespräch immer mit Lob und Wertschätzung zu beginnen, bevor die hervorzubringende Kritik folgt.
Gespräch als sachliche Klärung
Ein Mitarbeitergespräch kann eingesetzt werden, um einen Konflikt oder andere am Arbeitsplatz auftretende Probleme sachlich zu klären. Es wird in diesem Fall als ein zielorientiertes Führungsinstrument eingesetzt. Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen in dieser Situation den Raum bekommen, um ihr Anliegen ohne Unterbrechungen der Gegenseite vorzutragen. Dann kann die jeweilige Gegenseite mit ihrer Sichtweise darauf reagieren, um eine sachliche Klärung zu erreichen.
Gespräch als situative Reaktion
In einigen Fällen wird ein Mitarbeitergespräch eingesetzt, um auf eine akut auftretende Situation am Arbeitsplatz zu reagieren. Das kann ein schwerwiegender Fehler eines Mitarbeiters mit weichreichenden Folgen sein oder auch eine Reaktion auf eine akute Veränderung am Arbeitsplatz (z. B. einen aktuellen Lieferengpass), der mit den Mitarbeitern besprochen werden muss.
Wer darf bei einem Mitarbeitergespräch dabei sein?
Grundsätzlich sollten bei einem Mitarbeitergespräch nur der betroffene Mitarbeiter sowie der unmittelbare Vorgesetzte dabei sein – in der Regel handelt es sich um ein Gespräch unter vier Augen. Falls es sich um ein Anliegen handelt, dass mehrere Mitarbeiter betrifft (z. B. ein Problem, an dem zwei oder mehr Mitarbeiter beteiligt sind), können alle betroffenen Mitarbeiter zeitgleich an einem Gespräch teilnehmen.
Das Landesarbeitsgericht Hamm hat 2001 entschieden, dass ein Arbeitnehmer nicht ohne Einwilligung des Arbeitgebers einen Anwalt oder eine weitere dritte Person zu einem Personalgespräch hinzuziehen darf. Ein Arbeitnehmer hat dann einen Anspruch auf den Beistand eines Anwalts, wenn der Arbeitgeber betriebsfremde Personen (etwa einen Anwalt) oder Vertreter von Arbeitgeberverbänden zu einem Personalgespräch zur Rate ziehen möchte. Hier greift der Grundsatz der „Waffengleichheit“. Ein Arbeitgeber ist jedoch nicht verpflichtet einen Arbeitnehmer darüber zu informieren, dass ein Anwalt während eines Mitarbeitergesprächs anwesend sein darf.
Rechtliche Aspekte
Ein Mitarbeiter darf ein Mitarbeitergespräch nicht verweigern. Es handelt sich um eine persönliche Verpflichtung am Arbeitsplatz, die nicht auf andere übertragen werden kann. Mitarbeitergespräche sind ein Teil der zu erbringenden Arbeitsleistung und müssen bei Anordnung wahrgenommen werden.
Nicht nur Arbeitgeber, sondern auch Arbeitnehmer haben das Recht auf ein Mitarbeitergespräch – etwa in betrieblichen Angelegenheiten, die ihn selbst betreffen. Zusätzlich muss es Mitarbeitern gestattet sein, zu Maßnahmen des Arbeitgebers, die die eigene berufliche Position betreffen, Stellung zu nehmen. Es dürfen auch Vorschläge für die Gestaltung der Arbeitsplätze und des Arbeitsablaufs gemacht werden. Es ist auch möglich, eine Beurteilung der eigenen Leistungen oder der persönlichen Entwicklungschancen innerhalb eines Unternehmens über ein Personalgespräch einzufordern.
Phasen des Gesprächs
Es gibt verschiedene Phasen in einem Mitarbeitergespräch, das bereits bei der Vorbereitung des Gesprächs beginnt. Grundsätzlich gibt es kein klar zu befolgendes Schema, das immer richtig ist. Denn Mitarbeitergespräche sind individuell und müssen immer auf die jeweilige Situation und den Gesprächspartner angepasst werden.
Vorbereitung
Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter sollten sich auf ein Personalgespräch ausreichend vorbereiten. Es ist wichtig zu wissen, welche Anliegen man hervorbringen möchte – also um welche Art von Gespräch es sich handelt (Jahresgespräch, Kritikgespräch etc.). Wer unvorbereitet in ein Gespräch geht, weiß oftmals nicht, wie er auf die Aussagen seines Gegenübers angemessen reagieren kann. Daher müssen sich auch Mitarbeiter genauso vorbereiten können wie eine Führungskraft, weshalb es wichtig ist, einen Angestellten rechtzeitig über den Zeitpunkt und Ort des Mitarbeitergesprächs zu informieren.
Gesprächseinstieg
Zu Beginn des Gesprächs sollten von der Führungskraft kurz der Anlass, die Zielsetzung, der Ablauf sowie der Zeitrahmen zusammengefasst werden, bevor das Gespräch startet. Wichtig: Ein Personalgespräch sollte immer auf Augenhöhe stattfinden, denn nur so ist ein konstruktiver Austausch und bei Bedarf eine Lösungsfindung möglich.
Gesprächsablauf
Egal um welche Art von Mitarbeitergesprächen es sich handelt, so sollte der Mitarbeiter seine Einschätzung auf die Dinge zuerst darstellen. Darauf kann eine Führungskraft mit ihrer Sichtweise reagieren und bei Bedarf (etwa einem Konfliktgespräch) Lösungen erarbeiten, die für beide Seiten in Ordnung sind. Es ist wichtig, bei einem Mitarbeitergespräch immer zunächst lobende Worte zu finden. Auch wenn es sich um ein Konflikt- oder Kritikgespräch handelt, sollte dem Mitarbeiter zunächst Wertschätzung für die geleistete Arbeit entgegengebracht werden.
Als Führungskraft sollten Sie immer das ursprüngliche Gesprächsziel vor Augen haben, um sich nicht davon abbringen lassen. Ein gleichmäßig verteilter Redeanteil ist wichtig.
Abschluss des Gesprächs
Zum Ende eines Gesprächs sollten offene Fragen beider Seiten geklärt werden und das Stattfinden des Mitarbeitergespräch dokumentiert werden. Vereinbarte Ziele sollten schriftlich festgehalten werden.
Nachbereitung
Nach einem Mitarbeitergespräch sollten sowohl Arbeitnehmer als auch Vorgesetzte das Gespräch reflektieren: Wie war die Atmosphäre während des Gesprächs? Konnten alle Anliegen ohne Unterbrechung hervorgebracht und vollständig geklärt werden? Wenn Maßnahmen vereinbart wurden, sollten Sie im Anschluss mit der Umsetzung beginnen und diese nach einem bestimmten Zeitraum auf Einhaltung überprüfen. Falls notwendig sollt die HR-Abteilung eines Unternehmens informiert werden, um z. B. eine Zielvereinbarung schriftlich aufzusetzen und an einen Mitarbeiter auszuhändigen.
Inhalte
Die Inhalte eines Mitarbeitergesprächs variieren je nachdem, um welche Art des Gesprächs es sich handelt. In einem Entwicklungsgespräch werden in erster Linie persönliche Ziele und Entwicklungen eines Mitarbeiters innerhalb eines Unternehmens besprochen. In einem Beurteilungsgespräch, das meist einmal im Jahr gegen Ende des Jahres oder Anfang des Folgejahres stattfindet, können allgemeines Feedback zur Arbeitsweise, Ergebnisse der geleisteten Arbeit und in Zukunft zu erreichende Ziele besprochen werden. In einem Konfliktgespräch geht es vor allem darum, Probleme zu reflektieren und Lösungsvorschläge zu finden.
Vor- und Nachteile aus Sicht des Mitarbeiters
Ein Mitarbeiter kann von einem Personalgespräch profitieren, es kann jedoch auch mit einigen Nachteilen verbunden sein.
Vorteile
- Informationen über den aktuellen Leistungsstand
- Möglichkeit, sich und seine Leistungen zu verbessern
- Austausch mit dem Vorgesetzten und Stärkung der persönlichen Beziehung
Nachteile
- Erzeugung von Druckgefühl, wenn Leistungen nicht den Erwartungen entsprechen
- Unzufriedenheit am Arbeitsplatz durch fehlende Wertschätzung
Chancen und Risiken aus Sicht der Führungskraft
Auch eine Führungskraft kann von einem Mitarbeitergespräch profitieren. Es bietet jedoch auch Konfliktpotential, wenn ein Angestellter sich durch die Beurteilung seiner Leistungen angegriffen fühlt.
Vorteile
- Austausch mit den Angestellten und Einblick in die Zufriedenheit der Mitarbeiter (wichtiger Informationsgewinn)
- Schulung der persönlichen Sozial- und Führungskompetenzen
- Ermittlung von Stärken und Schwächen eines Unternehmens
- Motivationssteigerung, wenn Mitarbeiter an Veränderungsprozessen beteiligt werden
Nachteile
- Zusätzlicher Zeitaufwand für die Führungskräfte, vor allem bei jährlichen Feedbackgesprächen mit allen Mitarbeitern
- Konfliktpotential, wenn Beurteilung der Führungskraft von der Selbstbeurteilung des Arbeitnehmers abweicht
Erfolgsfaktoren
Es gibt wichtige Erfolgsfaktoren bei der Durchführung von Mitarbeitergesprächen. Das sind vor allem die Regelmäßigkeit der Durchführung. Mindestens einmal im Jahr sollte ein Mitarbeiter ein Feedback zu seinen Leistungen erhalten, um seine Arbeitsqualität stetig hochhalten oder bei Bedarf verbessern zu können. Wer seine Mitarbeiter durch Informationsgespräche in Veränderungsprozesse einbezieht und an der Ideenfindung beteiligt, wird in der Regel durch erhöhte Einsatzbereitschaft seitens der Angestellten belohnt. Auch sachliche Kritikgespräche können zum Erfolg führen, wenn die Wertschätzung für die geleistete Arbeit trotz berechtigter Kritik nicht vergessen wird.
Kommunikationstechniken zur Gestaltung des Mitarbeitergesprächs
Eine wichtige Kommunikationstechnik während eines Mitarbeitergesprächs ist vor allem, Fragen zu stellen. Stellen Sie nicht zu viele Fragen, um bei einem Angestellten nicht den Eindruck entstehen zu lassen, ausgefragt zu werden. Lassen Sie Raum für Gegenfragen. Finden Sie zudem das richtige Mittelmaß, wenn es um die Weitergabe von Informationen geht. Es ist wichtig, einen Mitarbeiter mit den neusten betriebsrelevanten Informationen zu versorgen, ohne zu viele oder überfordernde Informationen preiszugeben. Am ersten Arbeitstag beispielsweise sollten Sie einem neuen Mitarbeiter nicht alle betriebsrelevanten Informationen auf einmal vermitteln, da ansonsten ein Gefühl von Überforderung und Verwirrung entstehen kann.
Typische Fehler
Typische Fehler, die in einem Mitarbeitergespräch gemacht werden können, haben vor allem mit der Gesprächsführung zu tun:
- Ungleiche Redeanteile: Wenn Sie Ihr Gegenüber nicht zu Wort kommen lassen, kann schnell Frustration entstehen. Es ist wichtig, ein ausgewogenes Redeverhältnis beizubehalten.
- Nicht aussprechen lasen: Lassen Sie Ihr Gegenüber unbedingt aussprechen. Das gilt für Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen.
- Fehlende Anerkennung: Auch, wenn es berechtigte Kritik gibt, sollten Sie als Führungskraft immer auch die Stärken eines Angestellten herausstellen. Andernfalls kann durch fehlende Wertschätzung schnell eine Unzufriedenheit entstehen.
Tipps zur Gestaltung des Mitarbeitergesprächs
Sowohl Führungskräfte als auch deren Angestellte können mit folgenden Tipps ein Mitarbeitergespräch erfolgreich gestalten.
Vorbereitung
Vorbereitung ist die halbe Miete! Nehmen Sie sich die Zeit, um sich darauf vorzubereiten, welche Punke Sie in einem Mitarbeitergespräch ansprechen wollen. So gehen Sie sicher, garantiert nichts Wichtiges zu vergessen.
Bilanz ziehen
Besonders bei Jahresgesprächen sollten Sie eine Bilanz der jährlich geleisteten Arbeit ziehen. Konnten alle Ziele erreicht werden? Wo besteht Verbesserungspotential? Auf diese Weise fällt es Ihnen leichter, neue Ziele festzulegen und die Arbeitsqualität stetig zu steigern.
Auf Kritik vorbereiten
Nicht nur Arbeitnehmer, sondern auch deren Vorgesetze sollten sich darauf einstellen, dass Ihnen während eines Personalgesprächs Kritik begegnet. Bereiten Sie sich darauf vor, um angemessen darauf reagieren zu können.
Typische Fragen
Bei einem effektiven Mitarbeitergespräch kommt es vor allem auf die richtigen Fragen an. Damit eine Führungskraft aufschlussreiche Antworten erhält, sollten die Fragen unbedingt auf den Anlass des Gesprächs angepasst werden. Während eines Mitarbeitergesprächs können Chefs z. B. folgende Fragen als Leitfaden stellen:
- An welchen Projekten arbeiten Sie gerade?
- Wie zufrieden sind Sie mit Ihren derzeitigen Aufgaben? Welche Aufgaben machen Ihnen am meisten Spaß?
- Wie würden Sie die Arbeitsatmosphäre innerhalb Ihrer Abteilung beschreiben?
- Was motiviert Sie besonders, Ihre Arbeit zu machen?
Es ist wichtig, einen Mitarbeiter nicht mit Fragen zu überhäufen – sondern ihm die Möglichkeit zu lassen, selbst Fragen zu stellen oder offene Punkte anzusprechen. Beispielsweise können diese Fragen dabei helfen, einen Mitarbeiter seine Eindrücke schildern zu lassen:
- Gibt es Punkte, über die Sie mit mir sprechen möchten?
- Gibt es Schwierigkeiten, bei denen ich Ihnen helfen kann?
- In welchen Bereichen möchten Sie sich weiterentwickeln? Inwiefern kann ich Sie dabei unterstützen und fördern?
- Gebe ich Ihnen ausreichend oft Feedback oder wünschen Sie mehr davon?
- Gibt es Dinge, die Sie sich von mir als Ihren Vorgesetzten wünschen?
Fazit
Ein Mitarbeitergespräch soll eine regelmäßige Kommunikation zwischen Führungskräften und Angestellten sicherstellen. Es gibt verschiedene Arten eines Personalgesprächs, das aus unterschiedlichen Gründen geführt wird. Mindestens einmal pro Jahr findet in der Regel ein Feedbackgespräch bzw. Jahresgespräch statt, um die geleistete Arbeit eines Arbeitnehmers zu reflektieren und neue Ziele festzulegen. Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte sollten die Chancen des regelmäßigen Austauschs nutzen.
