Kündigung schreiben und Arbeitsverhältnis beenden
Wer sein Anstellungsverhältnis beenden möchte, muss dazu fristgerecht eine Kündigung einreichen. Je nach Art der Anstellung und der Dauer der Betriebszugehörigkeit können die Fristen für eine Kündigung variieren. Außerdem müssen einige Inhalte zwingend enthalten sein, ansonsten ist eine Kündigung ungültig.
Das Wichtigste in Kürze
- Kündigungen können von Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen erfolgen.
- Wer kündigt, muss sich an vertraglich vereinbarte Kündigungsfristen halten.
- Eine Kündigung muss immer schriftlich erfolgen, auf elektronischem Weg ist sie ungültig.
Gründe für eine Kündigung
Die Gründe für eine Kündigung können vielfältig sind. Von Arbeitgeberseite kann ein Kündigungsgrund durch eine unzuverlässige Arbeitsweise des Arbeitnehmers erfolgen. Aufgaben werden über einen längeren Zeitraum unzuverlässig, unvollständig oder gar fehlerhaft erledigt.
Ein Arbeitnehmer kündigt meist, weil er einen „besseren“ bzw. passenderen Job gefunden hat. Die Gründe für einen Angestellten einen Job zu wechseln, liegen meist in einer besseren Bezahlung am neuen Arbeitsplatz, einer ranghöheren Position oder es werden ihm Aufgaben bzw. Aufgabenfelder übertragen, die er schon immer bearbeiten wollte.
Kündigungsfrist bestimmen
Die geltende Kündigungsfrist ist in der Regel im Arbeitsvertrag vermerkt. Oft sind das bei Festanstellungen drei Monate – jeweils zum Monatsende. Wer also im Januar eines Jahres kündigt, kann im Mai desselben Jahres eine neue Anstellung beginnen. In vielen Berufen und Branchen gilt jedoch auch nur eine einmonatige Kündigungsfrist, ebenfalls zum Monatsende. Dann könnten Sie schon im März einen neuen Job beginnen, wenn Sie bis zum 31. Januar kündigen.
Innerhalb der Probezeit, die je nach Unternehmen zwischen drei und sechs Monaten dauert, gelten meist 14-tägige bis 4-wöchige verkürzte Kündigungsfristen. Unter gewissen Umständen sind auch fristlose und somit außerordentliche Kündigungen möglich – z. B., wenn ein Mitarbeiter vertrauliche Firmeninhalte an Dritte weitergegeben oder bei der Bewerbung falsche Qualifikationen angegeben hat.
Anforderungen an eine Kündigung
Es gibt einige Inhalte, die auf jeden Fall in einer Kündigung enthalten sein müssen. Zusätzlich muss eine Kündigung eine schriftliche Form einhalten und eindeutig formuliert sein. Es bedarf eines Kündigungstextes samt Erklärung, das Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der Kündigungsfrist (ordentlich) oder fristlos (außerordentlich) beenden zu wollen.
Form
Eine Kündigung muss immer in Schriftform erfolgen. Eine mündlich ausgesprochene Kündigung ist nicht gültig. In § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) ist festgelegt, dass die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch eine Kündigung oder einen Auflösungsvertrag schriftlich erfolgen müssen, die elektronische Form ist nicht gestattet.
Adressat
Eine Kündigung muss immer an einen konkreten Adressaten gerichtet sein. Wird ein Arbeitnehmer gekündigt, ist er dementsprechend der Empfänger bzw. Adressat des Kündigungsschreibens seines Arbeitgebers. Andernfalls ist der Empfänger einer Kündigung von Arbeitnehmerseite immer der Arbeitgeber. An welchen Ansprechpartner die Kündigung zu richten ist, sollten Angestellte im Vorfeld der Kündigung erfragen oder im Arbeitsvertrag nachlesen. Zur Sicherheit kann eine Kündigung sowohl an den direkten Chef bzw. Vorgesetzten als an den Ansprechpartner in der Personalabteilung gesendet werden.
Eindeutigkeit
Eine Kündigung muss eindeutig formuliert sein und darf keinen Raum für Spekulationen lassen, ob ein Arbeitsverhältnis wirklich beendet werden soll oder nicht. Sie darf zudem nicht an eine Bedingung geknüpft werden. Es ist z. B. nicht möglich zu sagen, dass Sie kündigen, wenn Sie kein höheres Gehalt bekommen.
Zeitpunkt
Der Zeitpunkt ab Eingang einer Kündigung bis zum Austritt aus einem Unternehmen ist gesetzlich geregelt: Es kann mit einer Frist von 4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats gekündigt werden. Durch den individuellen Arbeitsvertrag oder einen Tarifvertrag wird die Kündigungsfrist jedoch oft verlängert. Üblich sind drei Monate bei einer Festanstellung, in selteneren Fällen gibt es nur einen Monat Kündigungsfrist. Nicht unüblich ist es auch, dass Arbeitgeber nur eine Kündigung zum Monatsende (Eingang bis zum letzten Werktag des jeweiligen Monats) akzeptieren, eine Kündigung zum 15. ist dann nicht möglich.
Zustellungsweg
Ausschlaggebend bei der Zustellung einer Kündigung ist nicht der Poststempel, wie es etwa bei Abschlussarbeiten der Fall ist. Bei einer fristgerechten Kündigung zählt der Zeitpunkt des Eintreffens beim Empfänger. Die Kündigung wird somit erst dann wirksam, wenn sie die andere Partei auch erhalten hat. Daher ist es sinnvoll, eine Kündigung immer als Einschreiben zu verschicken, um sicherstellen zu können, wann sie bei der Gegenpartei angekommen ist.
Unterschrift
Eine Kündigung muss immer persönlich unterschrieben werden – egal ob der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer die Kündigung ausspricht. Daher ist es nicht möglich, auf digitalem Weg zu kündigen. Ohne Unterschrift ist eine Kündigung nicht gültig und wird nicht akzeptiert.
Aufbau und Inhalte
Eine Kündigung folgt in der Regel einem festen Aufbau, denn es müssen bestimmte Inhalte auf jeden Fall in einer Kündigung vorkommen.
Das muss in einer Kündigung stehen:
- Briefkopf: Absender und Adressat
- Ort und Datum
- Betreff
- Anrede
- Erklärung der Kündigung
- ggf. Begründung
- ggf. Danksagung
Briefkopf
Auf einem Kündigungsschreiben müssen Sie Ihre vollständige Anschrift sowie die Ihres Arbeitgebers einfügen. Diese wird immer ganz oben, als Briefkopf vor dem eigentlichen Kündigungsschreiben, angegeben. Er enthält den vollständigen Namen, Ansprechpartner oder Abteilung, eine Straße samt Hausnummer und die Stadt inklusive Postleitzahl. Wenn Sie kündigen, steht Ihre Adresse vor der Adresse Ihres Arbeitgebers.
Datum
Rechtsbündig unter dem Briefkopf wird das Datum der Kündigung eingefügt. In Ihrem Anschreiben bzw. dem Kündigungstext selbst muss außerdem das Datum Ihres letzten Arbeitstages festgehalten werden. Achten Sie darauf, dass die korrekten Kündigungsfristen eingehalten werden.
Betreff
Die Betreffzeile des Kündigungsschreibens sollte präzise formuliert sein. Durch das Wort „Kündigung (des Arbeitsverhältnisses …)“ kann Ihr Anliegen eindeutig zugeordnet werden. Darüber hinaus können Sie den Betreff um das Einstiegs- und/oder Austrittsdatum ergänzen. Wenn Sie eine Personalnummer haben, kann auch diese eine sinnvolle Information für die Betreffzeile darstellen.
Anrede
Ihr Kündigungsschreiben muss an den richtigen Ansprechpartner gerichtet sein. Ob in einem Unternehmen Ihr direkter Vorgesetzter, der Geschäftsführer oder Ihr Ansprechpartner in der Personalabteilung als Empfänger der Kündigung gelten, sollten Sie vorab in Erfahrung bringen. Sie sollten Ihr Kündigungsschreiben dann so zeitnah wie möglich einreichen. Ansonsten sorgen die ungeklärten Verhältnisse für Unsicherheit und eine angespannte Arbeitsatmosphäre.
Kündigungserklärung
Nach der Anrede folgt mit der Kündigungserklärung der Hauptteil der Kündigung. Es folgt meist zunächst ein einleitender Satz, der das Anliegen des Schreibens hervorbringt – die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. Halten Sie sich dabei möglichst kurz und präzise.
Es können folgende Beispiele verwendet werden, um eine Kündigung zu schreiben:
„Hiermit kündige ich das bestehende Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der vertraglichen Kündigungsfrist fristgerecht zum TT.MM.JJJJ.“
„Mit diesem Schreiben kündige ich meinen seit dem TT.MM.JJJJ bestehenden Arbeitsvertrag fristgerecht zum TT.MM.JJJJ.“
„Hiermit kündige ich ordnungsgemäß und fristgerecht zum nächstmöglichen Termin. Meinen Berechnungen nach ist dies der TT.MM.JJJJ.“
Begründung
Wenn Sie als Arbeitnehmer kündigen sind Sie nicht dazu verpflichtet, Ihre Kündigung zu begründen. Wenn Sie wollen, können Sie das jedoch tun.
Beispielformulierungen für eine Begründung der Kündigung sind:
- „Aus gesundheitlichen Gründen kann ich derzeit mein Arbeitsverhältnis leider nicht wie geolant fortsetzen.“
- „Die Gründe für mein Ausscheiden aus dem Unternehmen habe ich bereits in einem persönlichen Gespräch begründet/würde ich Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch begründen.“
- „Da ich mich beruflich weiterentwickeln möchte, habe ich mich dazu entschieden, eine neue Stelle anzutreten.“
Danksagung
Je nachdem, wie die Zusammenarbeit gelaufen ist und um welche Anstellungsform es sich handelte, können sich Arbeitnehmer aber auch Arbeitgeber, die eine Kündigung aussprechen, für die Zusammenarbeit bedanken. Ein kurzes „Ich bedanke mich herzlich für die Zusammenarbeit“ am Ende des Kündigungsschreibens reicht jedoch auch aus.
Wer etwas ausführlicher werden möchte, kann folgende Formulierungen verwenden:
- „Ich bedanke mich herzlich für die gute Zusammenarbeit. Ich habe in Ihrem Unternehmen viel für meine berufliche Zukunft mitnehmen können.“
- „Wir bedanken uns für die Zusammenarbeit und die gute Arbeit, die Sie für uns geleistet haben. Es macht uns traurig, Sie gehen lassen zu müssen.“
- „Ich konnte mich in Ihrem Unternehmen fachlich und persönlich weiterentwickeln und eine Menge neuer Eindrücke gewinnen. Dafür möchte ich mich bedanken und wünsche Ihnen alles Gute.“
- „Vielen Dank für die gute Zusammenarbeit und das Vertrauen, das Sie mir entgegengebracht haben. Ich konnte während meiner Zeit in Ihrem Unternehmen viel Neues lernen und mich persönlich sowie beruflich weiterentwickeln. Ich wünsche dem Unternehmen für die Zukunft weiterhin viel Erfolg.“
Empfangsbestätigung
Sie sollten in jedem Fall um eine Empfangsbestätigung bitten, wenn Sie eine Kündigung einreichen. So sind sie auf der sicheren Seite. Ein Arbeitgeber ist allerdings nicht dazu verpflichtet, den Empfang einer Kündigung zu bestätigen. In diesem Fall sollten Arbeitnehmer eine Kündigung auf jeden Fall per Einschreiben versenden.
Beispiel für die Bitte um eine Empfangsbestätigung:
- „Bitte bestätigen Sie mir den Erhalt der Kündigung und das Kündigungsdatum des Arbeitsverhältnisses in schriftlicher Form.“
Bitte um Arbeitszeugnis
Bereits im Kündigungsschreiben können Arbeitnehmer um ein vorläufiges und zeitgleich qualifiziertes Arbeitszeugnis bitten. Unqualifizierte Arbeitszeugnisse werden in Deutschland kaum noch ausgestellt, da sie keine detaillierten Angaben zu den Aufgaben eines Angestellten erhalten – das qualifizierte Arbeitszeugnis hingegen schon. Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses dauert häufig eine Weile, daher sollten Arbeitgeber früh genug darüber informiert werden. Im Übrigen sind Arbeitgeber zur Ausstellung eines Arbeitszeugnisses gesetzlich verpflichtet.
Die Bitte um ein Arbeitszeugnis kann wie folgt aussehen:
- „Ich bitte Sie um die Ausstellung eines qualifizierten berufsfördernden Arbeitszeugnisses.“
- „Zusätzlich bitte ich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, welches Sie mir an die oben genannten Kontaktdaten zukommen lassen können.“
Kündigung in der Probezeit
Eine Kündigung in der Probezeit ist für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen möglich und variiert mit der Dauer der Probezeit. Hier gibt es meist eine gesetzliche Frist von meist 2 bis maximal 4 Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats. Eine fristlose Kündigung ist jedoch nicht möglich – es sei denn, es liegen triftige Gründe hierfür vor.
Mögliche Fehler bei einem Kündigungsschreiben
Bei einem Kündigungsschreiben kann es passieren, dass wichtige Angaben fehlen. Besonders das Datum muss unbedingt vermerkt sein, damit eine fristgerechte Kündigung sichergestellt werden kann. Ein Fehler in der Berechnung der Kündigungsfrist kann nur drei Wochen ab Zugang der Kündigung korrigiert werden. Andernfalls ist die Kündigung zu dem errechneten Datum gültig. Wenn eine händische Unterschrift auf einer Kündigung fehlt und sie nicht schriftlich eingereicht wird, ist sie ebenfalls unwirksam. Eine Kündigung per Mail, WhatsApp oder Telefon ist nicht gültig.
Eine außerordentliche Kündigung kann nur ausgesprochen werden, wenn entsprechende triftige Gründe hierfür vorliegen. Andernfalls muss eine außerordentlich erteilte Kündigung nicht akzeptiert werden.
Fazit
Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen für eine Kündigung einen korrekten Aufbau und einige notwendige Inhalte beachten. Eine Kündigung muss auf jeden Fall schriftlich erfolgen und persönlich unterschrieben werden. Zusätzlich sollte Sie unter Berücksichtigung der vertraglich vereinbarten Kündigungsfrist das Austrittsdatum aus einem Unternehmen beinhalten.
