Hybride Meetings: mit 5 Tipps erfolgreich sein

Onlinekurse-O
Redaktion
31. Oktober 2022

Hybride Meetings finden in nahezu allen Bereichen Einsatz. Von privaten Treffen bis hin zu geschäftlichen Unterredungen haben sie sich trotz ihrer Herausforderungen etabliert. Dabei müssen Veranstalter bei der Planung und der Durchführung einige Punkte beachten. Mit den 5 Tipps aus diesem Ratgeber wird die Erfolgsquote für die zukünftigen hybriden Konferenzen nachhaltig erhöht.

Das Wichtigste in Kürze

  • Damit hybride Meetings erfolgreich sein können, braucht es eine entsprechende Planung. Hierbei müssen sowohl zeitliche als auch technische Aspekte berücksichtigt werden.
  • Hybride Form von Konferenzen werden von Unternehmen, Schulen und auch Privatpersonen genutzt. Dabei sind einige Teilnehmer lokal vor Ort und andere virtuell zugeschaltet.
  • In dieser Form der Zusammenkunft spielt auch der Umweltaspekt eine wichtige Rolle. Reisen können vermieden werden und Menschen auf der ganzen Welt können sich ohne die Nutzung von Flugzeugen oder Autos miteinander vernetzen.

Definition des hybriden Meetings

Ein hybrides Meeting ist eine Art von Meeting, bei dem persönliche und virtuelle Teilnahme kombiniert werden. Das kann bedeuten, dass einige Teilnehmer persönlich anwesend sind, während andere per Videokonferenz teilnehmen. Möglich gemacht werden diese Meetings durch verschiedene Tools und Software-Lösungen. Egal ob Telefonkonferenz oder Video-Meeting, die teils physischen und teils virtuellen Treffen werden in einer Vielzahl von Bereichen eingesetzt. Privatpersonen können so in Kontakt bleiben, selbst wenn die Freunde über den gesamten Globus verstreut sind. So lassen sich gemeinsame Nachmittage oder Abende verbringen, ohne dass alle an einem Ort versammelt sein müssen.

Auch Bildungseinrichtungen wie Schulen und Universitäten setzen immer häufiger auf diese Art des Zusammentreffens. Schüler und Studenten können teils von zu Hause aus über den Teleunterricht zugeschaltet werden und ein vollwertiger Teil der Lerngemeinschaft sein, ohne dabei stets anwesend sein zu müssen. Und natürlich profitiert auch die Geschäftswelt von hybriden Meetings. So können Partner und Kunden weltweit häufiger getroffen werden und die Bindung an das Unternehmen ist verstärkt möglich. Auch für Mitarbeiter aus dem Homeoffice stellen hybride Meetings eine Möglichkeit dar, um am Geschehen vor Ort teilhaben zu können.

Warum sind hybride Meetings in der modernen Arbeitswelt notwendig geworden?

In der heutigen Arbeitswelt sind hybride Meetings immer notwendiger geworden. Da immer mehr Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, kann es schwierig sein, die Zeitpläne aller zu koordinieren. Hybride Meetings ermöglichen es den Beschäftigten, von überall auf der Welt an Meetings teilzunehmen, ohne zu einem zentralen Ort reisen zu müssen. Außerdem können Unternehmen durch hybride Besprechungen Reisekosten und die Miete für Besprechungsräume einsparen. Hybride Meetings sind am Zahn der Zeit und aufgrund der globalen Covid-Pandemie für Unternehmen zu einem wichtigen Tool geworden. So können Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner an einen Tisch geholt werden, ohne dass eine Zusammenkunft umfangreich geplant werden muss. Durch die Globalisierung in der Geschäftswelt treten immer mehr Unternehmen auch überregional oder gar weltweit auf. Mit einer hybriden Konferenz kann der Geschäftsalltag ganz ohne Berücksichtigung von Entfernung gemeistert werden.

Vorteile und Nutzen

Hybride Meetings bieten eine Reihe von Vorteilen gegenüber traditionellen persönlichen Meetings, wie zum Beispiel mehr Flexibilität und die Möglichkeit, ein größeres Publikum zu erreichen.

  • In der globalen Wirtschaft von heute müssen Unternehmen in der Lage sein, mit Kunden und Partnern auf der ganzen Welt zu kommunizieren. Hybride Meetings ermöglichen dies, indem sie Menschen persönlich und online zusammenbringen. So können Unternehmen Meetings mit Partnern abhalten, die sich in unterschiedlichen Zeitzonen befinden oder die nicht reisen können.
  • Hybride Meetings haben auch Vorteile für die Umwelt. Sie verringern den Bedarf an Geschäftsreisen, die eine bedeutende Quelle für Treibhausgasemissionen sein können. Da sich die Unternehmen immer mehr der Notwendigkeit bewusstwerden, ihre Auswirkungen auf die Umwelt zu verringern, wird diese Form von Meetings auch in Zukunft von großer Bedeutung sein.
  • Das hybride Meeting ist zudem ein perfektes Beispiel dafür, wie Technologie Schüler und Studenten beim Lernen unterstützen kann. In einem hybriden Meeting können sich die Lehrkraft und die Lernenden gegenseitig sehen und hören, egal wo sie sind. Die Lehrkraft kann auch ihren Bildschirm mit der Klasse teilen, sodass alle sehen können, woran gerade gearbeitet wird. Ein weiterer großer Vorteil des hybriden Meetings ist, dass mehr Selbstständigkeit beim Lernen ermöglicht wird.

Typische Probleme und Herausforderungen

Die Form von Meetings haben aber auch einige Nachteile, wie das Potenzial für technische Schwierigkeiten und die Notwendigkeit, dass alle Teilnehmer mit der verwendeten Technologie vertraut sind.

Technische Schwierigkeiten können auftreten

Es gibt nichts Frustrierenderes, als ein Hybrid-Meeting abzuhalten und auf technische Schwierigkeiten zu stoßen. Egal, ob es sich um eine schlechte Internetverbindung, einen Stromausfall oder einfach nur um schlechte Ton- oder Bildqualität handelt, diese Probleme können ein eigentlich produktives Meeting schnell zunichtemachen. Natürlich gibt es Möglichkeiten, einige dieser Probleme zu umgehen, aber sie sind oft zeitaufwendig und nicht immer erfolgreich. Deshalb ist es wichtig, dass der hybrider Raum gut vorbereitet ist, bevor die Konferenz startet. Technisches Equipment sollte im Voraus getestet werden und Ersatzoptionen zur Verfügung stehen.

Ungleiche Rollenverteilung

In einem hybriden Meeting besteht die Gefahr, dass die einzelnen Rollen ungleich verteilt werden. Es kann sein, dass die lokalen Teilnehmer bevorzugt werden und mehr Sprechzeit erhalten. Durch die physische Anwesenheit wird mehr Präsenz gezeigt, was dann zu einer ungleichen Rollenverteilung führen kann. Hierbei ist es wichtig, dass auf ausgeglichene Gesprächszeiten geachtet wird. Per Timer lassen sich beispielsweise Redezeiten festhalten. Die lokale Anwesenheit hat zudem den Vorteil, dass es keine Möglichkeit gibt, um eine Person stumm zu schalten. Um eine Gleichwertigkeit erreichen zu können, empfiehlt sich, dass alle virtuellen Teilnehmer per Webcam zugeschaltet werden. So kann zumindest ein gewisses Maß an Präsenz gezeigt werden.

Ungleiche Beteiligung

Hybride Meetings können von den Teilnehmern unterschiedlich wahrgenommen werden. Da die lokalen Teilnehmer sich voll und ganz auf das Meeting fokussieren müssen, ist die Konzentration und Aufmerksamkeit oft besonders hoch. Teilnehmer per Internetschaltung können jedoch mit verschiedenen Ablenkungen konfrontiert werden oder den PC und das Smartphone nutzen, um anderweitigen Tätigkeiten nachzugehen. So kann es zu einer mangelnden Aufmerksamkeitsspanne kommen. Um dem entgegenzuwirken kann es hilfreich sein, digitale Teilnehmer immer wieder aktiv in das Gespräch mit einzubinden.

Hybrides Meeting erfolgreich durchführen

Damit ein hybrides Meeting erfolgreich durchgeführt werden kann, bedarf es einiger Vorbereitung. Nur so lässt sich auch sicherstellen, dass es zu einem effektiven Ablauf und einem erfolgreichen Abschluss kommt.

Das Format kommunizieren und rechtzeitig ankündigen

Damit das hybride Treffen erfolgreich sein kann, sollte das Format des Treffens im Voraus klar kommuniziert werden, damit alle Teilnehmer wissen, was sie erwartet. Zudem ist es wichtig, dass die Einladung rechtzeitig versendet wird. Zwar muss im Regelfall keine Anreise geplant werden, nichtsdestotrotz müssen häufig verschiedene Zeitzonen berücksichtigt und Termine verlegt werden. Der Ersteller des Meetings kann zudem auf eine Rückbestätigung pochen, damit Planungssicherheit herrscht.

Mit der richtigen Technik arbeiten

Für ein hybrides Treffen sollten unbedingt die Möglichkeiten der Technologie genutzt werden, um die Kluft zwischen den Teilnehmern vor Ort und den Fernteilnehmern zu überbrücken. So können zum Beispiel Videokonferenzen eingesetzt werden, damit alle Teilnehmer einander gleichzeitig sehen und hören können. Dabei gilt es auch darauf zu achten, dass die Technik entsprechend hochwertig und zweckmäßig ist. Headset und Mikrofon erleichtern die Teilnahme, da alles Gesagte deutlich verstanden werden kann. Eine hochauflösende Webcam zeigt nicht nur Pixel, sondern die virtuell teilnehmende Person selbst.

Feste Regeln und Gleichberechtigung

Für ein erfolgreiches Meeting im hybriden Format müssen feste Regeln und Gleichberechtigung herrschen. Alle Teilnehmer sollen die Möglichkeit haben, ihre Inhalte zu präsentieren und an Diskussionen teilhaben können. Mit festen Sprechzeiten und einer vorab festgelegten Dauer kann ein Rahmen geschaffen werden, dem sich alle bewusst sind.

Techniken und Hilfsmittel

In den letzten Jahren gibt es einen wachsenden Trend zu hybriden Meetings, bei denen persönliche Interaktionen mit virtueller Teilnahme kombiniert werden. Daher haben sich eine Reihe von Tools etabliert, die hybride Meetings unterstützen. Egal ob Videokonferenzlösungen oder Telefonkonferenzdienste, sie alle ermöglichen das hybride Zusammentreffen. Videokonferenzlösungen können nicht nur hochwertige Audio- und Videoverbindungen bereitstellen, sondern ermöglichen es den Teilnehmenden auch, Präsentationen und andere Materialien online auszutauschen. Telefonkonferenzen hingegen bieten eine bequeme Möglichkeit, Teilnehmer an verschiedenen Orten per Telefon zu verbinden.

Eines der wichtigsten Hilfsmittel bei der Durchführung eines hybriden Meetings ist die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm zu teilen. Es gibt hierbei verschiedene Möglichkeiten. Eine Option ist die Verwendung eines physischen Monitors, der in dem Raum steht, in dem die Besprechung stattfindet. So können alle Teilnehmer dasselbe sehen, unabhängig davon, ob sie im Raum sind oder nicht. Eine wesentlich einfachere Möglichkeit ist die Nutzung einer Videokonferenzplattform wie Zoom oder Microsoft Teams.

Mit Google Docs und Google Tabellen wird Mitarbeitern die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit ermöglicht, egal ob sie sich im selben Raum oder auf der anderen Seite des Globus befinden. Auch Google Spreadsheets bietet eine bequeme Möglichkeit, Daten auszutauschen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Diese Tools machen es hybriden Teams leicht, miteinander in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten, unabhängig vom Standort.

Damit ein Treffen remote erfolgreich sein kann, sollten alle Teilnehmer über ein Headset und ein Mikrofon sowie eine stabile Internetverbindung verfügen. Nur so kann garantiert werden, dass es zu keiner anstrengenden Sitzung kommt. Werden einzelne Kollegen einer Konferenz nicht gut verstanden oder haben Probleme damit, das gesagt zu hören, kann dies schnell äußerst unangenehm werden. Daher ist es wichtig, dass ein hybrides Meeting entsprechend vorbereitet wird und die notwendigen Geräte vorhanden sind, um eine klare Kommunikation zu ermöglichen.

Tipps

Hybride Meetings sehen sich mit einigen Herausforderungen konfrontiert und eine Planung und Durchführung ist oft alles andere als einfach. Daher gibt es verschiedene Tipps, mit denen die Chancen auf den Erfolg wesentlich erhöht werden können.

1. Technik ist das A und O

Auch wenn in einem hybriden Meeting nicht ausschließlich virtuell miteinander kommuniziert wird, ist die Technik das A und O. Denn damit die virtuell zugeschalteten Personen am Treffen teilhaben, Input geben und mitdiskutieren können, bedarf es nicht nur einer stabilen Internetverbindung, sondern auch diversen Programme. Damit das Meeting erfolgreich wird, sollte auf eine entsprechende Software zurückgegriffen werden. Diese sind speziell für die Anforderungen von hybriden Konferenzen ausgelegt und können durch Features wie das Teilen von Bildschirmen unterstützen.

2. Rechtzeitig einen Zugang schaffen

Während die Teilnehmer aus dem Büro den Besprechungsraum oft bereits einige Zeit vor dem Start ohne Weiteres betreten können, müssen virtuelle Teilnehmer oft auf den Einlass warten. Hierbei ist es wichtig, dass dieser rechtzeitig gewährt wird. So können eventuell auftretende Schwierigkeiten noch vor dem Start gelöst werden und es bleibt Zeit für etwas Smalltalk.

3. Klare Rollenverteilung

Neben einem Moderator wird in einem hybriden Meeting auch eine Person benötigt, die sich bei Bedarf um technische Schwierigkeit kümmert. So kann der Ablauf ungestört weiterlaufen und es kommt zu keinen Unterbrechungen, selbst wenn es einmal nicht ganz rund läuft. In der Regel wird die fachlich höchstgestellte Person als Moderator tätig und führt durch den Ablauf. Zudem kann auch ein Schriftführer notwendig werden, wenn ein Protokoll notwendig ist.

4. Arbeiten nur mit digitalen Tools

Damit alle Teilnehmer stets den vollen Einblick haben, sollten Notizen, Ideen und Co. nicht lokal auf Papier gesammelt werden. Viel sinnvoller ist die Nutzung von Tools wie digitalen Whiteboards oder Google Docs. So können alle erarbeiteten Inhalte stets eingesehen werden, ganz egal ob von einem lokalen oder virtuellen Teilnehmer.

5. Rechtzeitig bekanntgeben

Bei hybriden Meetings kann es schon einmal vorkommen, dass die Planung zu kurzfristig erfolgt. Doch auch wenn Teilnehmer nicht extra zum Ort des Geschehens reisen müssen, um dabei sein zu können, braucht es eine rechtzeitige Ankündigung. Termin, Themen und Teilnehmer sollten zumindest mehrere Tage vor der Durchführung allen involvierten Personen bekanntgegeben werden.

Fazit

Hybride Meetings sind nicht nur eine Modeerscheinung, sondern haben sich als Instrument etabliert, um Personen aus der ganzen Welt miteinander zu vernetzen, ohne dass dabei alle am selben Ort sein müssen. So können Kunden getroffen, Verträge mit Geschäftspartnern besprochen und Lernende auf der ganzen Welt miteinander vernetzt werden. Hybride Meetings haben die Konferenz-Kultur um eine neue Möglichkeit erweitert und können effizient und erfolgreich durchgeführt werden, wenn einige Aspekte beachtet werden.

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