Abmahnung: Gründe, Konsequenzen, Abwehrmöglichkeiten
Wenn es im Job einmal nicht so gut läuft und Sie einen schwerwiegenden Fehler machen, folgt als Konsequenz auf dieses Fehlverhalten meist eine Abmahnung. Abmahnungen können verschiedene Gründe haben. Falls ein Arbeitnehmer der Meinung ist, dass eine Abmahnung ihm ungerechtfertigt ausgestellt wurde, gibt es Möglichkeiten, eine Abmahnung anzufechten.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Abmahnung wird als Konsequenz auf ein schweres Fehlverhalten eines Arbeitnehmers erteilt.
- In einer Abmahnung müssen bestimmte Inhalte enthalten sein: Dokumentation-, Warn- und Hinweisfunktion müssen gegeben sein.
- Nicht jede Abmahnung ist auch wirksam. Arbeitnehmer sollten sich über ihre Rechte informieren.
Definition und Wesen der Abmahnung
Durch eine Abmahnung verwarnt der Arbeitgeber den Arbeitnehmer wegen eines begangenen Fehlverhaltens (Warnfunktion). Eine Abmahnung soll den Arbeitnehmer an seine Pflichten im Job und auf seiner beruflichen Position erinnern. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, in der Abmahnung seine Vorwürfe klar zu formulieren und darauf hinzuweisen, dass bei einem erneuten Verstoß die Kündigung droht (Androhungsfunktion). Eine Abmahnung darf nur nach einem konkreten Vorfall ausgesprochen werden. Wenn ein Arbeitgeber mit der erbrachten Leistung eines Arbeitgebers nicht zufrieden ist, darf keine Abmahnung erfolgen.
Die rechtliche Grundlage für eine Abmahnung bildet dabei der sogenannte Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Ein Arbeitgeber darf ein bestehendes Arbeitsverhältnis wegen einer Pflichtverletzung in der Regel erst nach erteilter Abmahnung kündigen (§ 314 Abs. 2 BGB), es sei denn es handelt sich um eine fristlose verhaltensbedingte Kündigung.
Abgrenzung von Ermahnung
Eine Abmahnung ist klar von einer Ermahnung abzugrenzen. Wenn einem Arbeitgeber ein leichtes Fehlverhalten bei einem Arbeitnehmer auffällt, dass so jedoch keinesfalls zu dulden ist, wird er es in der Regel zunächst bei einer mündlichen oder schriftlichen Ermahnung belassen. Sie werden darauf hingewiesen, ein solches Verhalten in Zukunft zu unterlassen. Eine Ermahnung ist mit einer Zielvereinbarung zu vergleichen. Ein begangenes fehlerhaftes Verhalten wird dargestellt und ein Ziel definiert, an das sich in Zukunft gehalten werden soll. Bei einer schriftlichen Ermahnung muss im Vergleich zur Abmahnung kein Hinweis darauf erfolgen, dass bei erneutem Fehlverhalten die Kündigung droht.
Ändert sich nach einer Ermahnung oder einer Zielvereinbarung nichts an dem Verhalten eines Angestellten, folgt im nächsten Schritt die Abmahnung.
Zulässige Gründe für eine Abmahnung
Es gibt verschiedene Gründe, aus denen eine Abmahnung ausgesprochen wird. Zu den häufigsten Gründen gehören:
- Unentschuldigtes Fehlen oder zu späte Krankmeldung
- Kein oder zu spät erbrachter Nachweis einer Arbeitsunfähigkeit
- Verstoß oder Nichtbefolgen eindeutiger Arbeitsanweisungen
- Mobbing und Beleidigung von Kollegen oder Vorgesetzten
- Privates Surfen im Internet und/oder private Telefonate
- Verstoß gegen Rauch- und Alkoholverbote
- Ggf. unerlaubte oder nicht angezeigte Nebentätigkeiten
Funktionen einer Abmahnung
Eine Abmahnung kann verschiedene Funktionen haben. In erster Linie dient sie zur Dokumentation eines schwerwiegendes Fehlverhaltens am Arbeitsplatz. Mit einer Abmahnung einher gehen eine Warnung sowie ein Hinweis darauf, dass ein erneuter Verstoß zu einer Kündigung führen kann. Alle weisungsbefugten Vorgesetzten dürfen Abmahnungen aussprechen. Darunter fallen auch Fachvorgesetzte, auch wenn dieser keine Kündigung aussprechen dürfen.
Übrigens: Umgekehrt können auch Arbeitnehmer ihren Arbeitgeber abmahnen, wenn dieser sich nicht an die vertraglichen Vereinbarungen hält, beispielsweise wenn das Gehalt regelmäßig nicht pünktlich ausgezahlt wird.
Dokumentationsfunktion
Ein Arbeitgeber muss im Falle einer Abmahnung seiner Dokumentationspflicht nachkommen. In jeder Abmahnung muss zwingend der konkrete Vorfall beschrieben werden, durch den der Arbeitnehmer gegen seine Pflichten verstoßen haben soll. Dazu gehört das Datum des Verstoßes sowie idealerweise die Uhrzeit. Sofern der Chef in der Abmahnung mehrmaliges Fehlverhalten beanstandet, muss er alle Sachverhalte angeben. Ist der Vorwurf nur zum Teil berechtigt oder hat sich ein Vorfall anders zugetragen als geschildert, ist die gesamte Abmahnung unwirksam. Es muss eindeutig sein, wann der Arbeitnehmer durch welches konkrete Verhalten seine Pflicht verletzt haben soll.
Warnfunktion
Der Arbeitgeber muss in einer Abmahnung nennen, von welchen Maßnahmen er Gebrauch machen wird, falls der Arbeitnehmer nochmals dasselbe oder ein ähnliches Fehlverhalten zeigt. Meist wird die Warnfunktion realisiert, indem die Kündigung im Falle einer Wiederholung angedroht wird (auch Androhungsfunktion genannt).
Hinweisfunktion
Der Arbeitgeber muss in einer Abmahnung darauf hinweisen, dass erneutes Fehlverhalten (wie das gezeigte) nicht toleriert und somit Konsequenzen haben wird. Zusätzlich kann auf die Pflichten am Arbeitsplatz hingewiesen werden.
Wann ist eine Abmahnung überflüssig?
Eine Abmahnung bedarf immer eines konkreten Grundes bzw. nachweisbaren Fehlverhaltens. Passiert einem Arbeitnehmer ein Missgeschick oder handelt es sich um etwas, was nicht oder nur indirekt beinflussbar ist (Verfehlen von Umsatzzielen etc.), darf keine Abmahnung ausgesprochen werden. Bei einem einmaligen, nicht beabsichtigen Fehler, kann auf eine Abmahnung verzichtet werden. Falls nötig, kann stattdessen eine Ermahnung erteilt werden oder eine Zielvereinbarung getroffen werden.
Es ist jedoch in die andere Richtung möglich, dass eine Abmahnung überflüssig wird: Im Falle einer fristlosen Kündigung kann es ausnahmsweise erlaubt sein, vorab keine Abmahnung auszusprechen. Wenn ein Fehlverhalten so schwerwiegend ist, dass ein Arbeitnehmer diese keinesfalls akzeptieren wird, darf auch ohne vorherige Abmahnung eine fristlose Kündigung ausgesprochen werden. Das ist beispielsweise bei Diebstahl oder Betrug (z.B. Manipulation von Arbeitszeit) der Fall. Eine fristlose Kündigung ohne, dass ein Arbeitnehmer vorab abgemahnt wurde, muss jedoch immer im Einzelfall entschieden werden. Allgemein gilt: Je schwerer der Verstoß des Mitarbeiters ist, desto geringer ist die Erfordernis einer Abmahnung.
Konsequenzen einer Abmahnung
Eine Abmahnung kann schwerwiegende Konsequenzen haben. Im schlimmsten Fall droht Ihnen die Kündigung. Es handelt sich um einen hartnäckigen Irrglauben, dass immer drei Abmahnungen bis zu einer Kündigung erfolgen müssen. Bei einem leichten Fehlverhalten sind zwar mehrere Abmahnungen nötig, liegt jedoch ein (besonders) schwerer Verstoß vor, kann auch bereits auf eine einzelne Abmahnung die Kündigung folgen.
Innerhalb des Kündigungsschutzes
Abmahnungen haben nur dann Bedeutung, wenn für den Arbeitnehmer ein Kündigungsschutz besteht. Es ist mindestens eine Abmahnung erforderlich, um infolgedessen ein Arbeitsverhältnis seitens des Arbeitgebers beenden zu können. Wurde ein Arbeitgeber nicht zuvor wirksam abgemahnt, ist eine Kündigung unwirksam.
Außerhalb des Kündigungsschutzes
Wenn ein Arbeitnehmer keinen Kündigungsschutz besitzt, kann ein Arbeitgeber ihm nahezu ohne Beschränkungen kündigen. Außerhalb des Kündigungsschutzes besteht keine Pflicht, einen Kündigungsgrund anzugeben. Daraus folgt, dass außerhalb des Kündigungsschutzes – beispielsweise in der Probezeit - auch nicht zuerst eine Abmahnung erfolgen muss.
Inhalte einer Abmahnung
In einer Abmahnung muss der Vorwurf einer konkreten Pflichtverletzung am Arbeitsplatz unter genauer Angabe des Sachverhalts (siehe Dokumentationsfunktion) enthalten sein. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer an seine einzuhaltenden Pflichten am Arbeitsplatz hinweisen (siehe Hinweisfunktion). Zusätzlich wird auf die Gefährdung des Arbeitsverhältnisses im Wiederholungsfall hingewiesen (siehe Warnfunktion).
Formale Anforderungen
Es werden einige formale Anforderungen an Abmahnungen gestellt, damit sie Gültigkeit besitzen. Es gibt gezielte Formulierungen, die für Abmahnungen verwendet werden sollten. Ebenso müssen bestimmte Fristen eingehalten werden, um einem Arbeitnehmer ein Fehlverhalten anzuzeigen.
Fristen
Eine Abmahnung sollte unbedingt in einem engen zeitlichen Zusammenhang zu dem Fehlverhalten stehen. Andernfalls verwirkt der Arbeitgeber das Recht auf die Abmahnung möglicherweise. Ein Arbeitgeber darf sich also nicht ewig Zeit lassen, bis er eine Abmahnung schriftlich ausspricht, wie lange genau ist jedoch nicht gesetzlich geregelt. Es gibt keine klare gesetzliche Ausschlussfrist, innerhalb derer die Abmahnung erfolgen muss. Einige Monate, in der der Arbeitgeber ein offensichtliches Verhalten ohne Abmahnung toleriert hat, können jedoch dazu führen, dass eine Abmahnung unwirksam wird. Hierzu gibt es ein beispielhaftes Urteil des Arbeitsgerichts in Paderborn, vom 9. Juni 2016 (Az. 2 Ca 457/15).
Formulierungen
Gezielte Formulierungen helfen dabei, die inhaltlichen Anforderungen (Dokumentations-, Warn-, Hinweisfunktion) einer Abmahnung umzusetzen.
Folgende Formulierungen können für eine Abmahnung verwendet werden:
- Leider sehen wir uns gezwungen, Ihnen eine ausdrückliche Abmahnung auszusprechen. Die Abmahnung begründet sich durch das gezeigte Fehlverhalten am (Datum), das so nicht toleriert werden kann.
- Folgender Sachverhalt wird Ihnen vorgeworfen: (Es sollte eine genaue Beschreibung des Fehlverhaltens, wenn möglich mit Angabe von Zeugen oder anderen Beweisen, folgen.)
- Wir möchten Sie hiermit an ihre Pflichten innerhalb Ihres Anstellungsverhältnisses erinnern. Eine Wiederholung eines solchen Fehlverhaltens kann dazu führen, dass das Arbeitsverhältnis gekündigt wird.
Übermittlungsweg
Eine Abmahnung muss nicht unbedingt in schriftlicher Form übermittelt werden. Es ist erlaubt eine formlose Abmahnung auszusprechen, so ist z. B. eine mündliche ausgesprochene oder per E-Mail versendete Abmahnung grundsätzlich gültig. Dennoch wird eine Abmahnung in der Regel schriftlich verfasst und per Post versendet. Das hat folgenden Grund: Besonders bei einer mündlich erteilen Abmahnung kann der Arbeitnehmer den Erhalt eben dieser bestreiten. Wer eine Abmahnung per Post (idealerweise als Einschreiben) verschickt, ist auf der sicheren Seite.
Eintragung in die Personalakte
Eine erfolgte Abmahnung wird in die Personalakte eines Arbeitnehmers aufgenommen. Laut Arbeitsrecht (§ 83 Abs. 1 BetrVG), darf jeder Arbeitnehmer zu jeder Zeit Einsicht in die Unterlagen, die in seine Personalakte aufgenommen wurden, einfordern. Die in der Personalakte hinterlegten Informationen im Falle einer Abmahnung dürfen arbeitnehmerseits eingesehen werden.
Bei leichten Pflichtverstößen wird eine Abmahnung oft automatisch nach zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt, wenn dem Arbeitnehmer bis zu diesem Zeitpunkt kein weiterer Pflichtverstoß vorzuwerfen ist. Das ist aber nicht zwingend der Fall. Arbeitnehmer, die ihre Abmahnung nach der Verjährungsfrist löschen lassen möchten, sollten idealerweise ein Musterschreiben mit Bitte um Löschung an den zuständigen Ansprechpartner schicken. Ein solches formloses Schreiben führt in der Regel dazu, dass der Eintragung aus der Personalakte entfernt wird. Eine generelle Pflicht zur Löschung einer erfolgten Abmahnung haben Arbeitgeber jedoch nicht.
Krankheit als Abmahnungsgrund
Krankheit ist kein Abmahnungsgrund. Wenn Sie häufig krank sind, aber immer fristgerecht eine Krankmeldung vorlegen, dürfen Sie nicht abgemahnt werden. Auch wenn Sie kurz vor Dienstschluss ohne besonderen Anlass oder notwendige betriebliche Gründe Überstunden machen sollen, sind Sie nicht verpflichtet, länger zu arbeiten. Ihr Arbeitgeber hat in diesem Fall sein sogenanntes Weisungsrecht überschritten. Eine Abmahnung ist unzulässig.
Was tun bei einer Abmahnung?
Falls Sie als Arbeitnehmer eine Abmahnung erhalten haben, sollten Sie zunächst das Gespräch mit Ihrem Chef suchen, um das Geschehene unter vier Augen zu besprechen. Klare Verhältnisse in einem konstruktiven Gespräch zu schaffen ist die bessere Option als ein Rückzug, ohne einen Klärungsversuch unternommen zu haben.
Gibt es im jeweiligen Unternehmen einen Betriebs- oder Personalrat, sollten Sie mit einem neutralen Vertreter über die erfolgte Abmahnung sprechen und sich eine objektive Meinung einholen. Je nachdem, aus welchen Gründen eine Abmahnung ausgestellt wurde und ob sie berechtigt ist oder nicht, besteht die Möglichkeit, eine Gegendarstellung zu schreiben oder gegen die erfolgte Abmahnung zu klagen.
Fazit
Eine Abmahnung folgt auf ein schwerwiegendes Fehlverhalten eines Arbeitnehmers am Arbeitsplatz, dass auf diese Weise keinesfalls geduldet werden kann. In einer Abmahnung muss der jeweilige Vorwurf, samt Datum und Zeugen dokumentiert werden. Bei wiederholter Abmahnung droht Angestellten die Kündigung. Bei einem ungerechtfertigten Vorwurf haben Arbeitnehmer aber auch die Möglichkeit, gegen eine Abmahnung vorzugehen.
